Управление электронными накладными
Для того чтобы сотрудники предприятий, работающих с Microsoft Dynamics AX (ранее Axapta) и Microsoft Dynamics NAV (ранее Navision), имели возможность эффективно управлять процессом утверждения накладных, компания NaviCon Group предлагает дополнительный модуль ExFlow, предназначенный для управления электронными накладными.
Преимущества
-
экономия времени и расходов на печать и транспортировку документов;
-
возможность дистанционной работы;
-
полный контроль состояния накладных;
-
мгновенный доступ к старым накладным;
-
упрощенная работа с бюджетами;
-
быстрое построение финансовых и годовых отчетов;
-
улучшенный контроль скидок;
-
возможность настройки напоминаний пользователям;
-
безбумажный документооборот;
-
безопасность;
-
статистика по поставщикам и сотрудникам;
-
простота использования;
-
контроль процедур и сохранность документов;
-
полная прозрачность для аудита;
-
экономия на лицензиях — сотрудники, утверждающие накладные, не пользуются клиентом Microsoft Dynamics AX и Microsoft Dynamics NAV (ранее Navision).
Функциональность
Электронный ввод. Отсканированные копии бумажных накладных связываются с соответствующими транзакциями. Решение позволяет редактировать данные об НДС, счетах иизмерениях, а также модифицировать типы строк («главная книга», «товар», «накладные расходы», «проект»). Создание бизнес-правил. Организация может сама определять процедуру утверждения накладных от поставщиков. Настройку правил можно производить с учетом различных параметров, таких как «поставщик», «сумма», «офис», «проект», «дата». Сопоставление с заказом покупки. Решение позволяет сопоставлять накладные с заказами покупки или поставками. Проекты. Поддержка учета накладных в разрезе проектов. Маршрутизация. Решение автоматически инициирует процедуру утверждения накладных и предлагает маршрут утверждения на основе правил обработки утверждений. Сотрудник отдела расчетов с поставщиками, обладающий соответствующими правами, может отклонить данное предложение и назначить маршрут утверждения вручную. Утверждение и отклонение. Процедура утверждения накладных выполняется согласно заранее настроенной цепочке утверждений. Каждый ответственный сотрудник получает по электронной почте напоминание о необходимости утвердить или отклонить накладную. Решение регистрирует полную информацию о накладной, сопутствующих ей документах и истории ее утверждения. Оплата. Одобренная накладная учитывается, как завершенная. Просмотр. Сотрудник отдела расчетов с поставщиками может в любое время просмотреть все накладные, ожидающие утверждения, утвержденные, отклоненные и заблокированные. Другие сотрудники могут просматривать те или иные накладные в соответствии со своими правами. Отчеты. Решение позволяет создавать отчеты по всем еще не учтенным накладным, при этом можно настроить фильтры таким образом, чтобы в отчет попадали только накладные, удовлетворяющие определенным критериям — например, только накладные, ожидающие утверждения, с определенным распределением затрат и подлежащие оплате до наступления определенной даты. Можно настроить фильтры таким образом, чтобы увидеть накладные, ожидающие одобрения у определенного ответственного сотрудника. Отсутствие на работе. Ответственные сотрудники могут делегировать полномочия для утверждения накладных на время своего отсутствия.
