NaviCon Cash Flow Management

Финансовые департаменты предприятий должны обеспечивать максимально эффективное привлечение и использование денежных средств, оптимизацию сроков платежей и размеров свободных денежных остатков. Для этого им необходимо решать следующие задачи:

построение бюджета движения денежных средств с различными горизонтами планирования на основе открытых дебиторской и кредиторской задолженностей, существующих условий оплаты и т.п.;
планирование поступления платежей и привлечения заемных средств с использованием платежного календаря;
соблюдение регламента движения заявок на оплату;
формирование электронного реестра заявок на оплату и осуществление платежей в порядке приоритетности;
контроль платежей на соответствие утвержденным бюджетам;
формирование отчетности в соответствии с произведенными платежами.

Чтобы все это стало возможным, операции управления денежными средствами на предприятии — планирование, контроль и регулирование денежных операций — должны быть автоматизированы.

Полную схему движения и контроля платежей реализует решение NaviCon Cash Flow Management («Управление денежными средствами») для ERP-систем Microsoft Dynamics NAV (ранеe Navision) и Microsoft Dynamics AX (ранее Axapta). Решение автоматизирует бизнес-процессы инициации платежа, консолидации платежей, согласования платежей (включая контроль соответствия бюджету), формирования платежных документов, передачи платежей в системы «Клиент-банк». В процессе движения заявки на оплату осуществляется динамическое изменение статусов заявки, всем участникам процесса отправляются оповещения по электронной почте. Ниже описаны функциональные возможности решения NaviCon Cash Flow Management.

Формирование бюджета денежных средств необходимо для планирования предстоящих поступлений и расходов денежных средств. На основе утвержденного БДДС выполняется план-фактный анализ движения денежных средств и формируются лимиты по статьям затрат, которые в дальнейшем используются для контроля расходования денежных средств.

Доходная часть бюджета движения денежных средств может быть сформирована на основе открытых дебиторских задолженностей, плана продаж, приходных заявок на оплату и т.п. Расходная часть бюджета движения денежных средств может включать в себя такую информацию, как данные об открытых кредиторских задолженностях, планов закупок, заявок на расходы и т.п. Сформированные статьи бюджета корректируются, проходят процесс согласования и утверждения.

Бизнес-процесс управления заявкой на оплату состоит из следующих основных действий:

ввод заявок на оплату, формирование реестра заявок, платежей со ссылками на первичные документы;
утверждение заявок в соответствии с правилами, цепочками утверждения для каждого типа заявок;
бюджетный контроль платежей, осуществляемых в соответствии с заявками на оплату;
планирование поступлений, платежей, календарное планирование и планирование по банковским счетам (кассам), формирование платежного календаря;
автоматическое формирование платежных документов;
мониторинг состояния заявок на оплату и связанных с ними платежей;
формирование отчетности по исполнению бюджета движения денежных средств.

Утверждение заявок на оплату может быть гибко настроено с возможностью назначать как обязательных, так и заменяющих друг друга утверждающих лиц. Система автоматически уведомляет пользователей, участвующих в заявочной кампании, о стадии, на которой находится заявка, и результатах прохождения цепочки утверждения.

Процесс формирования платежного календаря включает:

планирование начальных остатков на банковских счетах;
планирование поступлений;
распределение текущих платежей по датам платежа;
распределение текущих платежей по банковским счетам.

После распределения планируемых платежей по монетарным счетам организации автоматически генерируются платежные документы. По каждой заявке на оплату автоматически отслеживаются суммы в неучтенных платежных документах и выплаченные суммы (учтенные платежные документы). Информация динамически обновляется в карточке заявки на оплату. В зависимости от того, частично или полностью оплачена заявка, она приобретает соответствующий статус. Оперативные данные об исполнении заявки доступны пользователю, создавшему заявку.

Организации, использующие решение NaviCon Cash Flow Management, получают следующие преимущества:

оптимизация и упорядочение потока заявок на оплату;
возможность создания единого расчетно-кассового центра по всем компаниям группы;
возможность создания сложных цепочек утверждения заявок на оплату (включая многоэтапные и параллельные цепочки утверждения с выбором варианта в зависимости от величины суммы заявки);
автоматическое уведомление пользователей об изменении статуса заявки;
наличие сводной информации о бюджете на каждый расход, фактических затратах, утвержденных планируемых расходах;
формирование БДДС по результатам хозяйственной деятельности и запланированным платежам;
возможность коррекции остатков на монетарных счетах с учетом еще не зарегистрированных в системе событий;
разграничение доступа пользователей к информации и операциям по заявкам, бюджетам и фактическим расходам;
ролевое участие пользователей в документообороте по заявкам на оплату;
сохранение истории операций над заявкой.