Navicon Expenses Pharma

Документооборот для фармацевтики

Решение позволяет спланировать и согласовать расходы всех подразделений организации
Скорость утверждения заявок на оплату увеличивается на 30-50% по сравнению со служебными записками и утверждениями по электронной почте
На платформе Microsoft SharePoint Server

Мне нужно

Декомпозировать бюджет продвижения в разрезе бизнес-юнитов, продуктов, территорий
Создать единое хранилище корпоративной документации
Повысить прозрачность и контролируемость процессов согласования документации
Повысить исполнительскую дисциплину по выданным поручениям

Возможности решения

Выдача поручений и контроль их исполнения

Поручения могут быть выданы как самостоятельные, так и по документу-основанию (например, по входящему документу). Для поручения всегда указывается ответственный исполнитель и/или соисполнители, срок выполнения поручения и необходимость предоставления отчёта. Исполнитель может запросить изменение сроков выполнения поручения, делегировать поручение своему подчиненному или выполнить поручение самостоятельно, приложив при необходимости отчёт о выполнении.
Решение следит, чтобы поручения выполнялись в установленный срок. Для этого используются уведомления, напоминания и отчёты. Набор отчётов позволяет выполнять мониторинг задержек, контролировать выполнение задач, а также оценивать исполнительскую дисциплину сотрудников по количеству поручений, выполненных в срок и с нарушением срока.

Планирование расходов

Инициаторы могут заводить как разовые расходы, так и регулярные расходы на год, заходя в систему из любой точки мира. Процесс согласования формируется автоматически на основании атрибутов заявки, что позволяет всем заинтересованным лицам гарантированно быть в курсе актуального состояния запланированных расходов, не тратя на это время инициатора. При формировании заявки учитываются данные системы бюджетирования, чтобы все согласующие могли учитывать состояние бюджета при согласовании. В процессе согласования ведётся подробная история с сохранением всех комментариев согласующих.
По всем основным этапам согласования система отправляет уведомления на почту участникам процесса для оперативной реакции как согласующих, так и инициатора. Согласующие имеют возможность ответить на задачу даже не заходя в систему – через почту, что позволяет значительно ускорить процесс.

Контроль фактических расходов

Возможны три варианта реализации процесса:
  • Бухгалтерия заводит закрывающие документы самостоятельно в учётной системе, и система получает только факты затрат посредством интеграции;
  • Бухгалтерия заводит закрывающие документы в системе с привязкой к запланированным расходам, что позволит отслеживать соответствие планируемых расходов фактическим даже на самом нижнем уровне. После заведения документы автоматически перегружаются в учётную систему;
  • Инициаторы самостоятельно заводят закрывающие документы в системе в привязке к своим запланированным расходам, прикрепляют скан документа и отправляют на согласование в бухгалтерию. Это позволит значительно сократить трудозатраты бухгалтерии на обработку документов, им нужно будет только принять решение – согласовать заявку или отправить на доработку. После согласования документ автоматически выгрузится в учётную систему.

Электронные авансовые отчеты

Главная проблема авансовой отчётности в компании – это невозможность узнать актуальную сумму расходов из-за долгих сроков сдачи отчётности полевыми и удалёнными сотрудниками. Для решения данной проблемы мы предлагаем сотрудникам заводить и согласовать отчеты в электронном виде. Это позволит:
  • Всегда иметь актуальные данные;
  • Не тратить время на физическую отправку бумажной версии отчётов на доработку в случае нахождения в них ошибок;
  • Освободить сотрудников бухгалтерии от ручного ввода авансовых отчётов в систему, т.к. ввод данных сотрудники будут осуществлять самостоятельно, а в случае успешного прохождения согласования бухгалтерией данные отчёта автоматически попадут в учётную систему;
  • Формировать отчёт и все сопровождающие отчёт документы автоматически на основе шаблонов;
  • Контролировать лимиты по разным типам авансов.

Преимущества решения

Повышение прозрачности процессов согласования
Экономия времени: сотрудники тратят меньше времени на ежедневные рутинные операции
Удаленная работа из любой точки мира
Доступ через мобильные устройства без установки специальных приложений
Интеграция с любыми системами бухгалтерского и управленческого учёта

Удобные интерфейсы

Согласование договора руководителем
Карточка договора продаж
Раздел