/ История успеха

Navicon осуществил проект по внедрению системы согласования маркетинговых акций в компании Pernod Ricard Rouss

Navicon осуществил проект по внедрению системы согласования маркетинговых акций – Marketing approval form (MAF) – на базе Microsoft SharePoint 2010 для одного из лидеров в алкогольной индустрии – компании Pernod Ricard Rouss.

О компании

Компания Pernod Ricard Rouss – один из лидеров на российском рынке премиального алкоголя. Непревзойденный портфель премиальных брендов, покрывающий почти все сегменты алкоголя, четкая, понятная и эффективная бизнес-стратегия, уникальная организационная модель и опытная команда топ-менеджмента обеспечивают впечатляющий рост компании на протяжении более двадцати лет. Основа этого успеха – сотрудники компании, которые ценят принципы ответственного ведения бизнеса и привержены простой и понятной идеи – быть «Créateurs de convivialité», творцами праздничного настроения.

Проблема

Компания Pernod Ricard Rouss проводит большое количество маркетинговых акций. Для проведения такого мероприятия нужно согласовать огромное количество различных факторов:

  • Формат и сроки мероприятия;
  • Стоимость мероприятия;
  • Необходимые материалы;
  • Сроки производства;
  • Логистика;
  • и др.

  • До внедрения автоматизированной системы согласования маркетинговых акций, все согласования производились через электронную почту. Это приводило к частым ошибкам, опозданиям, переменному качеству проведения акции и неконтролируемым временным затратам.

    Цели

    Перед компанией стояли задачи:

  • Выстроить единый для компании процесс согласования маркетинговых акций;
  • Регламентировать сроки согласования;
  • Повысить контроль над сроками, сделать удобные механизмы напоминания о задачах;
  • Создать систему уведомления логистов и ответственных за производство о готовящихся маркетинговых акциях;
  • Наладить связь между сотрудниками ответственными за организацию акций.

  • Выбор решения и сроки

    Pernod Ricard Rouss уже использовала Microsoft SharePoint 2010 для корпоративного портала, поэтому внедрение новой системы для маркетинга решено было делать на его основе. Для осуществления этого проекта корпорация Microsoft рекомендовала обратиться в компанию Navicon. Параллельно с внедрением MAF, в Pernod Ricard Roussбыли доработаны регламенты и оптимизированы процессы. Систему настроили под критерии заказчика за шесть недель и приступили к опытной эксплуатации.

    Ключевые особенности внедренного решения

    Система согласования акций позволяет сотруднику ответственному за проведение акций очень просто и эффективно связаться и получить необходимую информацию от всех лиц, которые должны быть задействованы. Достаточно лишь внести необходимые критерии и информацию о тех, кто отвечает за те или иные функции.

    После этого программа сама рассылает задачи в Outlook, с информацией об акции и ссылкой на специальную электронную форму, на которой сотрудник должен принять решение в определенный срок. В случае отказа и окончания периода ответа, инициатор маркетинговой акции сразу же получает извещение об этом, что позволяет ему вовремя реагировать и ускорять согласование. Крайне эффективна эта система в согласовании сроков и условий доставки с отделом логистики. Программа сообщает о всех изменениях незамедлительно, что предотвращает появление ошибок и срыва самой акции. Компания Navicon, являясь сертифицированным партнером компании Nintex, предложила использовать конструктор бизнес-процессов Nintex Workflow, который позволяет в графическом виде выстраивать цепочки согласования. Использование Nintex Workflow дало возможность быстро и удобно проектировать маркетинговые бизнес-процессы перед автоматизацией.

    Результат

    На сегодняшний день система согласования маркетинговых акций позволяет быстро и точно организовать работу по согласованию, подготовке и организации каждой конкретной акции. Сложный маршрут согласования теперь полностью автоматизирован. Система, получив заявку, сама выстраивает очередь для получения всех необходимых согласований. После этого происходит последовательная рассылка задач сотрудникам, отвечающим за производство и логистику во время акции. Внедрение автоматизированной MAF значительно снизило количество ошибок и время необходимое на подготовку акций.

    Важным результатом проекта стало желание продолжать сотрудничество Pernod Ricard Rouss и Navicon. Уже началась работа над двумя новыми задачами – это показывает удовлетворенность Pernod Ricard Rouss услугами компании Navicon.

    «Реализация проекта по внедрению системы автоматизированного согласования маркетинговых акций позволила серьезно повысить качество и скорость процесса, за счет четкой координации между разными участниками процесса. Благодаря продукту, разработанному компанией Navicon, ответственные за производство и логистику имеют возможность заранее узнавать о согласующихся маркетинговых акциях, своевременно к ним готовиться».
    Александр Слобцов, IT-директор Pernod Ricard Rouss