/ История успеха

NaviCon Trade – оптимальное решение для дистрибуторов. Это подтвердил проект в компании «Алкомакс»

Группа «Алкомакс» работает на российском рынке с 1994 года. Основная сфера деятельности – продажа импортной бытовой и встраиваемой техники. «Алкомакс» является одним из основных российских дистрибьюторов ведущих производителей бытовой техники (BOSCH, ARISTON, SHARP и другие).

Проблема

До 2008 года потребности в автоматизации торгово-финансовой деятельности покрывало специализированное решение, разработанное на базе платформы АСПЕКТ, «1С:Предприятие», которое использовалось для ведения бухгалтерского учета. Вопрос о смене информационный платформы приобрел особую актуальность в связи с изменившейся экономической ситуацией. Работа в новых условиях предъявляла повышенные требования и к программному обеспечению. Функциональность используемого ПО не могла обеспечить эффективный контроль бизнеса, возможность оперативного принятия решений и масштабирования системы вместе с ростом бизнеса. Поэтому начались поиски системы, которая удовлетворила бы потребностям руководства компании.

Выбор решения

Основными критериями при выборе информационной системы для компании «Алкомакс» стали наличие готовой функциональности для торговых компаний и возможность быстрого внедрения. Кроме этого, решение должно учитывать специфику дистрибьюторского бизнеса, предоставлять широкий спектр возможностей для увеличения продаж и повышения лояльности клиентов. Руководство заказчика обращало внимание на гибкость решения, его быстродействие и широкую функциональность, которую можно было бы внедрять по мере необходимости, в связи с ростом бизнеса и усложнением задач. Причем, это решение должно быть от надежного, авторитетного вендора. В результате заказчик остановил свой выбор на Microsoft Dynamics NAV, как на решении, наиболее отвечающем всем критериям.

Так же тщательно, как информационную систему, руководство компании «Алкомакс» выбирало и ИТ-консультанта, который смог бы реализовать проект. Приоритет отдавался компаниям, которые не только имели опыт успешной автоматизации торговых компаний, но и могли этот опыт подтвердить, в частности, рекомендациями от предыдущих заказчиков с этого сегмента рынка. Кроме этого, партнер по внедрению должен обладать высокой степенью клиенто-ориентированности. Компания NaviCon Group в полной мере отвечала этим требованиям, зарекомендовав себя в ряде проектов на рынке дистрибуции, которые успешно реализовала на базе собственного отраслевого решения NaviCon Trade, позволяющее учитывать особенности ведения дистрибуторского бизнеса.

Внедрение решения

Для реализации поставленных задач на первом этапе были внедрены основные модули системы:

  • Продажи и клиенты
  • Закупки и поставщики
  • Товары
  • Финансы

Для управления закупками были предоставлены инструменты для ведения справочников поставщиков, контроля кредиторской задолженности. Были разработаны инструменты для загрузки предполагаемых поставок из Microsoft Excel, а также загрузки особым образом рассчитанных товарозаготовительных издержек для включения их в себестоимость товаров. Кроме этого, специалистами NaviCon Group предоставлены средства для учета товарного движения с временными номерами ГТД, которые заменялись на фактические после получения всех документов, что позволило более гибко отслеживать товарный поток.

Для автоматизации управление сбытом и взаиморасчетов с клиентами были внедрены такие инструменты, как удобная форма подбора товаров в заказы продажи, резервирование товаров на определенный срок, контроль кредитных лимитов и просроченных задолженностей по группам компаний клиентов, формирование соответствующих уведомлений и запросов на утверждение отгрузок.

Одной из особенностей проекта стала реализация сложного алгоритма сопоставления платежей и отгрузок клиентов по, так называемым, наличным курсам валют. Сложность заключалась в том, что фактически клиенты оплачивают свои заказы по курсу, отличному от курса отгрузки товара, что приводило к появлению незакрытых остатков и путанице. В конечном итоге провели кастомизацию системы, и задача была решена.

Уже в процессе внедрения стало очевидно, что для эффективного управления компанией, необходим функционал по автоматизации складской деятельности. Специалисты ИТ-консультанта решили эту проблему. И сегодня сотрудники заказчика могут, в частности, осуществлять подборы товаров в зависимости от зоны хранения, готовить отгрузки и формировать необходимую грузосопроводительную документацию.

Для обмена данными с другими информационными системами, используемых в компании, была налажена интеграция с «1С:Предприятие» и с системой «клиент-банк».

В качестве отдельной задачи проекта фигурировала реализация возможностей бизнес-аналитики для создания динамической и преднастроенной отчетности, план-фактного анализа, анализа ключевых показателей. Эта задача была решена средствами OLAP-отчетности Microsoft SQL Server. Топ-менеджеры и руководство компании «Алкомакс» получают отчетность в части ведения взаиморасчетов с клиентами и поставщиками – отчеты по дебиторской и кредиторской задолженностям, отчеты по товарному состоянию складов (включая полную стоимость в разных валютах) и отчеты по фактическим продажам и еженедельному изменению динамики продаж. Кроме этого, решение позволяет получать другую управленческую отчетность.

Результаты проекта

На сегодняшний день основной информационной системой «Алкомакс» является NaviCon Trade, на базе которого автоматизированы самые актуальные бизнес-процессы компании. Внедренное решение позволило значительно повысить эффективность и управляемость деятельности группы компаний «Алкомакс». Широкие возможности, предоставленные заказчику инструментарием решения, позволяют четко отлеживать процессы закупок и сбытовой деятельности, минимизируют риски «человеческого фактора» в процессах взаимоотношений с поставщиками.

Получаемые отчеты предоставляют оперативную и достоверную информацию о деятельности компании, что позволяет отслеживать и контролировать ситуацию, а также принимать соответствующие меры по ее исправлению при необходимости.

«Как показывает наш опыт, успех автоматизации во многом зависит от правильного выбора программного продукта, на базе которого планируется реализовать проект. Мы отдали предпочтение специализированному отраслевому решению, которое давало возможность учитывать особенности ведения бизнеса на рынке дистрибуции. И не ошиблись. Внедрение NaviCon Trade позволило сэкономить время и материальные средства, решив все основные актуальные на сегодняшний день задачи. В перспективе мы планируем развитие финансового контура в части учета затрат и основных средств, а также получение более детальной отчетности в интересующих топ-менеджеров компании разрезах. Развивать систему будут специалисты NaviCon Group, опыт и профессионализм которых позволил завершить работы в сжатые сроки».

Сергей Михалко
управляющий партнер компании «Алкомакс»