/ История успеха

NaviCon Trade как эффективный инструмент решения задач на рынке дистрибуции. Компания «Промэнерго Сбыт» оценила его возможности и осталась удовлетворена результатами

Компания «Промэнерго Сбыт» основана в 1995 г. как ведущее коммерческое подразделение Группы Компаний «ПРОМЭНЕРГО». Сегодня компания представляет на эксклюзивной основе теплообменное оборудование, трубопроводную арматуру и детали трубопроводов производства «ЭМЗ Промэнерго» (г. Покров Владимирской обл.), выполняет инжиниринговые услуги по подбору теплообменного оборудования, а также является официальным представителем компании Thermowave Gesellschaft für Wärmetechnik mbH (Германия) в России и Республике Беларусь. Клиентами компании «Промэнерго Сбыт» по подбору и поставкам теплообменного оборудования являются коммерческие, муниципальные и государственные предприятия. Центральный офис компании «Промэнерго Сбыт» находится в Москве, представительства — в Санкт-Петербурге и Ростове-на-Дону.

Проблема

В 2007 году в компании произошла реорганизация, после которой руководство «Промэнерго Сбыт» приняло решение внедрять ERP-систему для автоматизации основных бизнес-процессов – управления сбытом, управления заказами, взаиморасчетов с клиентами, финансового учета и планирования, а также систему Exceed WMS для управления складом. Но кризис внес свои коррективы. Реализация одновременно двух проектов оказалась слишком затратной. Поэтому приоритет был отдан внедрению системы управления предприятием.

Выбор решения

В процессе выбора ERP-системы руководство компании отдало предпочтение продукту Microsoft Dynamics NAV.

В пользу решения говорили такие факторы, как

  • легкость в настройке и использовании;
  • мощная функциональность;
  • решение актуальных для компании задач — управление дистрибуцией, финансовое управление и взаимодействие с внешними системами.

Сложностей в выборе партнера у компании «Промэнерго Сбыт» не возникло. У NaviCon Group имелось сертифицированное отраслевое решение для дистрибуторов и торговых компаний – NaviCon Trade, которое успешно внедрено и применяется передовыми торговыми компаниями. Вторым фактором стал богатый опыт NaviCon Group по автоматизации именно торгово-производственных компаний.

Внедрение решения

К реализации проекта специалисты NaviCon Group приступили весной 2008 года. Первоначально была проведена диагностика деятельности компании-заказчика на предмет соответствия типовым бизнес-процессам, поддерживаемым решением Navicon Trade. На этапе анализа были сформулированы основные требования к системе по следующим функциональным областям:

  • Продажи и клиенты
  • Покупки и поставщики
  • Товары
  • Финансы (управленческий учет).
  • ИТ (в части интеграции и переноса данных из наследуемых систем)
  • Интеграция с WMS системой.

Также в рамках этого этапа был выявлен перечень расхождений между требованиями заказчика и функциональностью системы, дана оценка трудоемкости необходимых доработок.

Поскольку одной из приоритетных задач, поставленных заказчиком перед проектной командой, является управление дистрибуцией, в системе NaviCon Trade была настроена функциональность по управлению сбытом, заказами, взаимоотношениями с клиентами.

Отмечая наиболее значимые для заказчика возможности, которые предоставила внедренная система, прежде всего, необходимо отметить расчет количества для дозаказа товаров. Компании «Промэнерго Сбыт» был предоставлен инструмент, который позволяет планировать поставки на определенный период вперед на основе информации о заказах клиентов, данных о наличии товаров на складах и плана продаж, который также был автоматизирован подрядчиком. Причем, система позволяет вести измерения в различных единицах: так, планировать можно поштучно, а система «округляет» данные до средней или большой коробки. Эта функциональность важна для расчета эффективного распределения места в транспортном средстве для доставки заказа, которое рассчитывается в процессе оформления. Таким образом, заказчик минимизировал время на формирование дозаказа и его доставку.

В рамках реализации проекта были разработаны сервисные функции по объединению заказов покупки и автоматической сверке цен в заказе покупки. Благодаря этому, сотрудники заказчика оптимизировали время на сверку данных из различных источников. Сотрудники отделов продаж и закупок получили разработанный специалистами NaviCon Group иерархический классификатор для подбора товаров в документы покупки\продажи.

Были автоматизированы такие задачи как снятие просроченных товарных резервов на периодической основе (раз в сутки/неделю), отражение факта оплаты по каждому заказу, контроль норм прибыльности по заказам клиентов.

В части финансового управления система позволяет вести учет кассовых и банковских операций; осуществлять расчеты по кредитам и займам, с подотчетными лицами; учитывать основные средства и РПБ, а также товары, материалы, услуги и затраты; отражать информацию по продажам, клиентам, покупкам и поставщикам; выполнять закрытие периода.

Внедренное решение NaviCon Trade было не единственной информационной системой в «Промэнерго Сбыт». В компании заказчика использовалась система «1С: Бухгалтерия» - для ведения бухгалтерского учета и расчета зарплаты и Exceed WMS – для управления складом. Были разработаны и настроены интеграционные интерфейсы этих решений с ERP-системой. В результате заказчик получил возможность осуществлять обмен информацией между системами по справочникам товаров, поставщикам и покупателям, сообщений о поставках, отгрузках и возвратах, а также документах оприходования/списания ТМЦ и операций с основными средствами.

Результаты проекта

Благодаря постановке и автоматизации финансового учета руководство и топ-менеджмент компании получил возможность в оперативном режиме видеть финансовое состояние предприятия, отслеживать «узкие» места в работе компании и принимать меры к их устранению.

В компании максимально автоматизирована оперативная деятельность, исключена система тройного ввода информации, что позволяет не только значительно разгрузить сотрудников финансовой службы, но и минимизировать риск ошибки при воде данных и, следовательно, получать более точную отчетность.

Говоря о результатах проекта, я бы разделил их на тактические и стратегические. К тактическим, на мой взгляд, относится автоматизация всего спектра задач по организации дистрибуции. Специалисты, работающие в этой сфере, в полной мере оценят, насколько продуктивнее становится работа, когда отпадает необходимость тратить время на поиск и сверку десятков цифр, данных и т.д., отслеживать процессы организации сбыта, формирования и доставки заказов «вручную». Внедренные инструменты – это не только эффективность и удобство, они способствуют налаживанию взаимоотношений с партнерами, которые ценят точность и своевременность. Что же касается стратегических итогов, я бы отметил создание платформы, которая позволит в перспективе оптимизировать всю бизнес-деятельность компании в целом».

Александр Овсянников, IT-директор компании «Промэнерго Сбыт»