/ История успеха

Решение NaviCon Trade на базе Microsoft Dynamics NAV помогает компании «Профиндустрия-Центр» завоевывать доверие клиентов

Внедрение в «Профиндустрия-Центр» системы управления предприятием Microsoft Dynamics NAV и решения NaviCon Trade для оптовых и дистрибьюторских предприятий на базе этой системы дало компании стабильную и масштабируемую платформу для поддержания корпоративной стратегии наивысшего качества работы с клиентами, объединения всех подразделений в единое информационное пространство и реализации дальнейших целей по развитию бизнеса.

О заказчике

Компания «Профиндустрия-Центр» является лидером в области торговли банковским, офисным и торговым оборудованием, продвигая продукцию известной торговой марки «PRO Intellect Technology». Компания начала работать в 1998 году и представлена более чем в 70 городах России постоянно расширяющейся дилерской сетью из 300 фирм. Благодаря слаженной работе своих сотрудников, компания быстро завоевала доверие клиентов. Сегодня оборудование ООО «Профиндустрия-Центр» можно увидеть более чем в 300 московских магазинах и банках. Достигнутые результаты и стремительное развитие компании стали возможны, благодаря продуманной стратегии, слаженной и профессиональной работе подразделений.

Ситуация

Изначально для ведения учета в «Профиндустрии-Центр» использовалась система известного российского разработчика. Однако с увеличением объема операций, ростом региональной сети в России в компании стала ощущаться необходимость замены используемых информационных технологий. Стремление руководства расширять бизнес и выбранная стратегия, направленная на поддержание высокого качества обслуживания клиентов, привели к возникновению необходимости внедрения комплексной системы корпоративного управления.

Выбор решения

При анализе предлагаемых на рынке систем управления предприятием Руководство ООО «Профиндустрия-Центр» обращало внимание в первую очередь на следующие характеристики систем:

  • возможность объединить все территориально-распределенные подразделения компании в единой информационной системе;
  • возможность автоматизации бизнес-процессов компании по единым корпоративным стандартам;
  • наличие функциональности, необходимой для комплексного управления предприятием;
  • использование современной технологической платформы.

По результатам анализа была выбрана система управления предприятием Microsoft Dynamics NAV, как наиболее отвечающая стратегическим задачам компании.

«Принятие решения о внедрении ERP-системы было связано с быстрым расширением географии нашего бизнеса и усложнением бизнес-процессов компании. Мы были уверены, что использование Microsoft Dynamics NAV будет учитывать все текущие потребности компании и предоставит необходимую информационную поддержку для еще более динамичного развития.»
 Андрей Лазуткин,
Генеральный директор ООО «Профиндустрия-Центр»
 

Внедрение системы в «Профиндустрии-Центр» планировалось начать с автоматизации процессов:

  • управленческого учета;
  • продажи и закупок;
  • ведения складских операций по приемке и отгрузке товаров;
  • сервисного центра;
  • бухгалтерского и налогового учета, в том числе учета ОС, кадров и расчета заработной платы.

Партнером по внедрению была выбрана компания Navicon Group, поскольку предложенное консультантами решение NaviCon Trade для оптовых и дистрибьюторских компаний соответствовало большинству требований по автоматизации товарных потоков.

Решение

Поскольку одним из наиболее важных требований для руководства Заказчика являлось создание корпоративной информационной системы, отвечающей всем текущим и стратегическим целям компании, на стадии анализа требований к системе и дизайна была выполнена комплексная оценка соответствия системы текущим и будущим бизнес-процессам, сформирован список ключевых задач, пользователей, которые должны быть решены в системе.

По результатам анализа и дизайна Руководство компании приняло решение ограничить реализацию требований пользователей к системе с целью обеспечения ввода в эксплуатацию новой платформы в определенные сроки. Были определены наиболее приоритетные задачи, реализация которых необходима на первом этапе, а решение остальных задач оставлено на последующие этапы.

Такой подход позволил компании сократить время, необходимое для запуска системы в эксплуатацию, но при этом для реализации задач пользователей используются архитектурные решения, отвечающие как первоочередным требованиям компании, так и менее приоритетным для начала работы.

С точки зрения ведения бухгалтерского учета, который является для компании первичным финансовым учетом, система позволяет выполнять учет первичных документов, ведение банковских и кассовых операций, закрытие периода, получение информации для налоговой отчетности, а также формирование и выгрузку регламентной отчетности в форматы для сдачи в налоговые органы.

Для оптимизации процесса продаж после изучения пользователями отраслевого решения NaviCon Trade на базе Microsoft Dynamics NAV для оптовых и дистрибьюторских компаний и анализа требований бизнеса к системе были предусмотрены функции:

  • загрузки поступивших заявок клиентов в систему из файла Microsoft Excel, подбор товаров с использованием классификатора;
  • контроля превышения кредитных лимитов и просроченной задолженности, как по отдельным юридическим лицам, так и по холдинговым структурам, оповещения;
  • контроля поступивших от клиента авансовых платежей для разрешения отгрузки товара по заказу;
  • расширенного ценообразования в виде дополнительной фильтрации прайс-листов по категориям товаров, предоставления скидок в виде бесплатного товара, выгрузка клиентских прайс-листов в Microsoft Excel;
  • управления резервами по заказам продажи, в т.ч. резервирование товаров на срок, снятие просроченных резервов, перерезервирование, удаление резервов, распределение прав доступа менеджеров к зарезервированному товару;
  • журнала недопоставленных товаров, получение в заказе продажи информации о товарах, которые клиент никогда не закупал.

Автоматизация процесса логистики, складских операций, закупок позволила:

  • планировать доставку товаров до клиента и загрузку транспортных средств для оптимизации перевозок;
  • комплектовать заказы и отгрузки товаров со склада с учетом планов доставки;
  • контролировать местонахождения товаров в любой момент времени с момента его приобретения у поставщика до продажи конечному покупателю;
  • вести учет закупаемого товара у поставщиков с момента его отгрузки поставщиком, контролировать приемку товара на складе.

Для оптимизации работы сервисного центра были реализованы функции:

  • загрузка заявок и отчетов от авторизованных сервисных центров о выполненных работах;
  • расширенное ценообразование для целей выполнения сервисных работ;
  • регистрация серийных номеров оборудования при поступлении в сервисный центр;
  • контроль превышения допустимого процента брака в оборудовании.

Поскольку руководство подразделений хотело с первых дней работы в системе иметь возможности анализировать результаты деятельности компании, консультанты NaviCon разработали комплексную систему отчетности, позволяющую анализировать результаты по продажам, закупкам и логистике, в разных параметрах. Менеджерам были предоставлены возможности по ABC-анализу клиентской базы, анализу дебиторской задолженности, план/фактный анализу поступивших от клиентов денег, анализу маркетинговой продукции, результатов продаж по менеджерам и т.д.

Результаты

Внедренное решение позволило компании получить следующие результаты:

  • обеспечить ведение полноценного первичного финансового учета по российским стандартам на основе информации, формируемой другими подразделениями;
  • реализовать полноценную цепочку контроля товарных потоков компании, начиная с закупок, продажи оборудования и его сервисного обслуживания;
  • использовать расширенную систему отчетности по операционной деятельности с первых дней использования новой системы.

Новая система работает в компании ООО «Профиндустрия-Центр» с начала 2008 года. Сейчас операции в системе ведут сотрудники Московского и Санкт-Петербургского офисов.

«Уже сейчас, после завершения внедрения функционала, необходимого для работы основных подразделений, мы понимаем, что сделали правильный выбор корпоративной информационной системы. Одна из стратегических задач нашей компании – дальнейшее совершенствование системы менеджмента качества на основе стандарта ISO 9001-2000. Решение NaviCon Trade на базе Microsoft Dynamics NAV позволило нам организовать процессы в соответствии с нашими требованиями к качеству работы с клиентами, быстро получать необходимую информацию для принятия решений и контролировать работу наших подразделений.»
 Андрей Лазуткин,
Генеральный директор ООО «Профиндустрия-Центр»
 

Перспективы

В ближайших планах компании – построение с помощью системы Microsoft Dynamics NAV полноценной системы управленческого учета, которая позволит получать гибкую отчетность по финансовым показателям работы предприятия, организовать процесс бюджетирования и управления денежными средствами.

«Сейчас Мы убедились, что используем в работе информационную систему, которая сможет развиваться вместе с нашей компанией, предоставляя нам в нужный момент необходимый функционал и не ограничивая наши бизнес- потребности.»
 Денис Бакайкин,
Руководитель ИТ-отдела ООО «Профиндустрия-Центр»