/ История успеха

«Юнидент». Решение NaviCon Trade на базе Microsoft Dynamics NAV помогает оставаться здоровыми

В начале 2008 года специалисты компании NaviCon Group завершили создание новой информационной системы на базе Microsoft Dynamics NAV, позволившей автоматизировать управление товарными потоками компании «Юнидент». Благодаря этому внедрению управляемость компанией, взаимодействие различных подразделений и работа с клиентами была выведена на качественно новый уровень.

О заказчике

Компания «Юнидент» специализируется на поставках стоматологических материалов и оборудования на рынках России и стран СНГ, являясь эксклюзивным дистрибьютором и официальным дилером ряда крупнейших мировых производителей стоматологической и общемедицинской продукции. На базе компании сформировался крупнейший холдинг, развивающийся сегодня в четырех основных направлениях – стоматологическая продукция, продукты личной гигиены полости рта, развитие сети стоматологических клиник и издательско-информационные деятельность.

Ситуация

Как и во многих крупных компаниях, работавших ранее на базе Microsoft Access, решение отказаться от старой системы в пользу новой информационной платформы принималось долго и непросто. Потребность в оптимизации бизнес-процессов начала ощущаться еще в 2003 г., когда развитие бизнеса компании стало выходить на качественно более высокий уровень, появлялись новые задачи по структурированию работы с клиентами, филиалами, сотрудниками. Первоначально доработкой существующей системы под новые требования занимались собственные специалисты, которые могли сделать процесс внедрения изменений наименее болезненным для повседневного функционирования компании.

Однако со временем стало очевидно, что собственных ресурсов и потенциала используемой системы недостаточно для того, чтобы быстро адаптироваться к текущим и постоянно повышающимся запросам компании. В 2006 году была начата работа по поиску принципиально нового системного решения.

Выбор решения

После начала организационных изменений менеджмент «Юнидента» вернулся к вопросу о смене платформы корпоративной информационной системы.

Основными критериями при выборе новой платформы являлись:

  • Наличие апробированных возможностей для управления основными бизнес-процессами (продажи, закупки, производство, финансы и т.д.);
  • Возможности масштабируемости системы при увеличении количества пользователей;
  • Гибкость и адаптируемость системы для соответствия уникальным требованиям компании.

Выбор был сделан в пользу системы управления предприятием Microsoft Dynamics NAV и компании NaviCon в качестве партнера по внедрению. Помимо уже существовавшего к тому моменту позитивного опыта общения с консультантами NaviCon Group, наличие готового решения для оптовых и дистрибьюторских компаний NaviCon Trade на базе этой системы оказалось весомым аргументом в пользу этого выбора. Предлагаемое решение использовалось во многих крупных российских и международных оптовых компаний, что давало возможность применения лучшей практики в отрасли у себя на предприятии.

Решение

Специалисты Navicon Group в первую очередь провели предварительную диагностику деятельности заказчика на предмет соответствия типовым бизнес-процессам, поддерживаемым решением Navicon Trade. Также была проведена оценка трудоёмкости адаптации решения под специализированные требования «Юнидента». По результатам проведенного анализа оказалось, что существующее решение NaviCon Trade почти полностью соответствует требованиям заказчика, поэтому вполне подходит в качестве базы для новой корпоративной информационной системы.

На первом этапе было решено перевести на новую платформу все отделы компании «Юнидент», вовлеченные в торговую деятельность. В первую очередь надлежало автоматизировать процессы продаж, закупок, товарный учёт и ведение взаиморасчетов с контрагентами компании-заказчика.

Поскольку компания «Юнидент» обладает большой клиентской базой самых разных направлений, в т.ч. врачей, клиник и медицинских центров, собственных постоянных дилеров и крупных оптовых покупателей, для руководства компании было важно организовать эффективное взаимодействие подразделений при обработке заказов клиентов.

Для этого была поставлена задача реализовать функциональность, которая позволила бы контролировать обработку заказа на всех стадиях:

  • Формирование заказа продажи;
  • Резервирование товаров под заказ продажи;
  • Комплектование заказа и отгрузка товаров;
  • Формирование финансовых проводок в системе.

Разработанная функциональность позволила контролировать процесс обработки заказов клиентов и сократить время, необходимое подразделениям на взаимодействие друг с другом.

Наличие в системе функциональности по управлению товарными потоками позволила менеджерам оптимизировать обработку заказов продаж с учетом партий и производить отгрузки товаров с различных складов.

Разработка и ввод в эксплуатацию новой системы выполнялась по методологии внедрения отраслевого решения: было проведено обучение ключевых пользователей работе с системой, выполнена начальная настройка и реализованы основные требования пользователей. Такой подход позволил сократить время внедрения за счет уменьшения фаз анализа и дизайна.

Стартовав в августе 2007 г., проект уже в январе 2008 г. перешел в завершающую стадию опытно-промышленной эксплуатации. В процессе внедрения решения специалисты компании «Юнидент» получили необходимые знания для адаптации системы к своим требованиям. В результате многие требования пользователей были реализованы собственными специалистами уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации.

Результаты

Благодаря внедрению нового решения компания получила качественно новый информационный механизм управления и контроля за деятельностью предприятия с получением консолидированной оперативной отчетности в режиме реального времени. Сотрудники холдинга получили возможность значительно повысить качество работы с клиентами за счет уменьшения времени формирования заказа продажи. Разделение складов позволило реализовать управление складским запасом по различным центрам дистрибуции. Благодаря существующей в рамках новой платформы возможности наращивать собственный функционал, со временем компания планирует приступить к использованию модулей автоматизации склада, сервисного центра, планирования, управленческой отчетности пр.

С помощью нового решения были решены конкретные задачи функционирования компании и автоматизированы следующие задачи:

  • Управление прямыми и дилерскими продажами;
  • Управление товарными потоками;
  • Сопоставление клиентских платежей и заказов;
  • Контроль кредитных лимитов и задолженностей;
  • Калькуляция себестоимости товаров в трех основных валютах;
  • Формирование управленческой отчетности компании с помощью аналитических измерений системы.

Кроме того, было организовано разделение доступа пользователей к информации по подразделениям и уровню компетенции сотрудников компании.

«Сегодня мы можем управлять товарными потоками с учетом приоритетов по различным типам продаж и целевым группам клиентов. Это положительно сказывается на уровне контроля, управляемости и повышении качества обслуживания клиентов. Использование решения NaviCon Trade в качестве прототипа для нашей новой корпоративной системы очень помогло сотрудникам быстрее перейти на общепринятые бизнес процедуры, что является важной составной частью повышения общей инвестиционной привлекательности компании. Использование данного решения открывает для нас широкие перспективы развития функционала системы в рамках подразделения по дистрибуции стоматологической продукции, а также распространение решения на другие компании нашего холдинга.»
 Леонид Зиченков,
Директор по финансовому контролю и корпоративной отчетности xолдинга «Юнидент»
 

 

«Подготовка специалистов службы IT была начата за несколько месяцев до начала опытной эксплуатации Microsoft Dynamics Nav. Это позволило нам принять активное участие на этапе внедрения системы, обучения и поддержки пользователей. Благодаря тесному контакту и постоянной поддержки со стороны специалистов компании Navicon мы можем эффективно наращивать функционал системы и адаптировать его к потребностям различных подразделений компании.»
 Владимир Смородин,
руководитель службы IT «Юнидент»