/ История успеха

«Гамма-центр». Поддержка высокого уровня продаж

Для обеспечения эффективности бизнес-процессов в условиях увеличения роста продаж в компании «Гамма-Центр» было внедрено решение NaviCon Trade, разработанное на базе Microsoft Dynamics NAV. Проект позволил создать единое информационное пространство и автоматизировать процессы продаж, закупок, производства, логистики и формирования отчетности.

О заказчике

Компания «Гамма-Центр» работает на российском рынке с 1990 года и является признанным лидером в областях поставок специализированного оборудования для банков и офисов, реализации сложных проектов по автоматизации и механизации обработки денежной наличности для финансовых организаций России и стран СНГ. «Гамма-Центр» является производителем широкого спектра оборудования, успешно конкурирующего с аналогами ведущих мировых производителей. Банковское оборудование под марками Assistant, DoCash, Gamma, InDeKs используется в крупнейших российских и зарубежных банках, государственных организациях, представительствах зарубежных компаний, дипломатических учреждениях.

Компания ведет свою деятельность в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде, Ростове-на-Дону и Киеве, а также обладает развитой региональной сетью сервисных центров во всех регионах России и странах СНГ.

Ситуация

Развитие региональной сети и стремительно увеличившийся рост продаж требовали безупречной работы информационных систем, возможности оперативного получения и хранения информации, формирования актуальной и корректной отчетности. Существующая ИТ-инфраструктура была ориентирована на разделение функций бухгалтерского учета, продаж, географически распределенного производства и логистики, процессы которых были автоматизированы отдельными информационными системами и не были интегрированы ни друг с другом, ни с другими филиалами.

Отсутствие стандартов и регламентов ввода и хранения информации в системах,  привело к тому, что формирование отчетности по всему холдингу было очень длительным, а качество информации требовало дополнительной проверки.

Компании «Гамма-Центр» требовалось единое решение для автоматизации основных бизнес-процессов, соответствующее потребностям и целям компании.

Выбор решения

В ходе проведенного тендера, руководство компании остановило свой выбор на решении NaviCon Trade, разработанное экспертами компании NaviCon на базе ERP-системы Microsoft Dynamics NAV. Такой выбор был не случаен. Решение не только давно и успешно используется крупнейшими торгово-производственными компаниями России, но и отвечает как текущим потребностям, так и планам развития компании в перспективе. Выбор системы осуществлялся по таким критериям, как известность и широкое распространение в России и мире, возможность использовать «best practice» для унификации бизнес-процессов, масштабируемость и отсутствие сложностей в последующей поддержке системы.

«Мы оценили все риски концептуальных изменений ИТ-инфраструктуры и бизнес-процессов, которые последуют за внедрением новой информационной системы, поэтому компании «Гамма-Центр» требовалось не только лучшее на рынке решение для торговых компаний, но и проектная команда, разделяющая ценности компании и ориентированная на результат»
 Сергей Костромин,
управляющий акционер «Гамма-Центр»
 

Решение

Проект стартовал в 2006 году, и для его реализации была выбрана классическая методология внедрения Microsoft. Такой подход, предполагающий разделение проекта на взаимосвязанные фазы, позволил корректировать ход процесса внедрения и контролировать результативность каждого этапа. Так на этапе анализа и дизайна была выявлена потребность в дополнительных модулях системы, необходимость кототорых ранее не была очевидна.

Стандартной функциональностью системы Microsoft Dynamics NAV автоматизированы основные бизнес-процессы компании – управление финансами, продажами и закупками, автоматизация транспортной и складской логистики, работы сервисного центра и взаимоотношениями с клиентами. Но специфика деятельности компании и стандарты работы с клиентами и поставщиками требовали дополнения стандартной функциональности рядом модификаций.

ФинансыСпециалистами NaviCon Group создан справочник юридических лиц с реквизитами, раздельной нумерацией и возможностью выгрузки в систему 1C, автоматически синхронизированный с соответствующей аналитикой. Организован учет кассовым методом, позволяющий указывать затратные средства в разрезе аналитик при проведении выписки, в результате чего автоматически формируется как операция оплаты, так и начисления. Автоматизировано применение ранее учтенных оплат к отгрузкам, по мере их осуществления, и возможность привязать предоплату к неотгруженному заказу покупки и получения информации о сумме предоплат по каждому заказу. Автоматизировано закрытие финансовых счетов в разрезе аналитик в конце года. Добавлена функциональность анализа в разрезе транспортных расходов.
Сервисный центрРеализована возможность обработки ежемесячных отчетов от авторизованных сервис центров, доработан процесс резервирования и дозаказа товара, разработана мотивационная схема.
ПродажиОсуществлено объединение клиентов компании в группы (холдинги), усовершенствовано планирование по группам товаров, разработано соотнесение агентских сборов с карточкой клиента, установлен контроль кредитного лимита в разрезе «Менеджер», «Клиент» (группа клиентов), организован запрет на изменение цены продажи в зависимости от прав пользователей, добавлен журнал и задание по поиску запросов, а также расчет параметров закупки. Реализованы показатели эффективности по карточке поставщика.
ЛогистикаДобавлена функциональность «Путевые листы», доработаны алгоритмы резервирования при зонном хранении товаров. Разработана форма «Подтвержденные отгрузки от поставщика», которая строится на основании текущего состояния виртуального склада «Поставщик» и предназначена для отслеживания отгрузок от зарубежных поставщиков, добавлена опция сортировки по поставщику и дате получения заказа. Автоматизирована функция печати этикеток и штрихкодов. Осуществлена интеграция системы с радиотерминалами сбора данных и реализованы процедуры безбумажного документооборота на складе.
CRMОсуществлен контроль выполнения задач менеджерами с рассылкой уведомлений о ходе выполнения задач, классифицированы контакты и иерархический справочник по сотрудникам.
ДоступОрганизовано разграничение доступа к данным по подразделениям и филиалам, разработана система оповещений.

Для большинства проектов по внедрению ИС характерно изменение временных рамок. В проекте по внедрению решения NaviCon Trade в компании «Гамма-Центр» оно было вызвано тем, что запуск системы в промышленную эксплуатацию приходился на сезонное увеличение роста продаж. Использование в работе нового инструментария, регламентов и обучение персонала могло привести к временному увеличению времени на выполнение стандартных задач. В этой связи руководство компании изменило срок ввода системы в промышленную эксплуатацию, но гарантировало сохранение текущих бизнес-процессов и других договоренностей. Не смотря на вынужденную паузу в ходе проекта, специалисты компании NaviCon продолжали заниматься совершенствованием системы, переносом реальных данных, тестированием функциональности программного продукта. Так к моменту развертывания система успешно справлялась с возросшими нагрузками и позволяла работать в режиме on-line 40 одновременным пользователям.

Результаты

Функции NaviCon Group осуществила функции комплексного системного интегратора, осуществив консультационные услуги, проведение аудита и оптимизации ИТ-инфраструктуры, поставку программного и аппаратного обеспечения, привлечение субподрядчиков и тестирование выполненных ими разработок, обучение персонала и последующую поддержку системы.

Решение NaviCon Trade успешно внедрено во всех филиалах компании «Гамма-Центр». Создание единого информационного пространства, автоматизация логистических процессов и управления складом, позволяют оценивать, планировать и резервировать товар. Разделение прав доступа, единая учетная политика и обучение пользователей во всех филиалах сделали возможными достоверность информации и оперативность формирования отчетности, как по филиалам, так и по холдингу в целом.

Перспективы 

Возможности решения NaviCon Trade позволили решить задачи, стоящие перед компанией «Гамма-Центр» сегодня, но и позволят соответствовать тенденциям рынка в условиях развития экономики. Внедрение системы Microsoft Dynamics NAV позволит использовать в этих целях поддержку международных стандартов финансовой отчетности, управление взаимоотношениями с клиентами и другие возможности системы.