/ История успеха

Группа Компаний СЭТ / Решение NaviCon Holding: соответствовать международным стандартам

О заказчике

История СЭТ началась в 1991 году с 10 игровых автоматов, взятых в аренду. Сегодня Группа Компаний СЭТ – это ведущий в России производитель и поставщик высококачественного оборудования для казино и залов игровых автоматов, владелец престижных казино в Петербурге, владелец залов игровых автоматов. На примере СЭТ можно проследить весь цикл, от производства и продажи оборудования для игорного бизнеса до результатов применения этого оборудования в собственных заведениях.

Основными ключевыми направлениями Группы СЭТ являются:

  • Казино-Клубы в Петербурге («Премьер», «GoodWin», «Слава», Ресторан «Палкин»);
  • Сеть залов игровых автоматов (Санкт-Петербург, Архангельск, Ижевск, Псков, Сыктывкар);
  • Производство и поставка оборудования для казино и залов игровых автоматов.

Ситуация

С необходимостью формирования финансовой отчетности в формате МСФО (Международные Стандарты Финансовой Отчетности) сегодня сталкиваются многие компании по разным причинам. Часть из них стремится выйти на рынок свободного обращения акций IPO, некоторые компании работают с европейскими инвесторами, что диктует требования по формированию финансовой отчетности в понятном для европейского пользователя виде, часть компаний хотят формировать отчетность в общепризнанном европейском формате в целях создания привлекательности для новых инвестиций.

TOП–менеджмент Группы Компаний СЭТ взял курс на использование самых актуальных и современных тенденций построения системы финансовой отчетности. Перед финансовым департаментом компании была поставлена задача формирования полного пакта отчетности по МСФО во всей Группе.

Компетентность сотрудников финансового департамента, хорошее знание стандартов международного учета,  позволяли сразу приступить с реализации поставленной задачи. В условиях отсутствия специального автоматизированного инструмента для консолидации и трансформации отчетности, в качестве основного инструмента был выбран пакет MS Excel. Все первичные данные для консолидации и трансформации отчетности находились в системах (базах данных) бухгалтерского учета программы 1С.

Процесс формирования отчетности по стандартам МСФО и консолидация отчетности представляли собой следующий алгоритм. Ежеквартально финансовый департамент осуществлял сбор финансово-оборотных ведомостей и отчетов прибылей и убытков по каждому юридическому лицу Группы. Дополнительно от каждого источника (юридического лица) требовалось предоставление отчета по основным средствам.

Далее консолидация данных осуществлялась в три этапа. На первом этапе  в компаниях Группы формировался консолидированный отчет о прибылях и убытках с детализацией по аффилированным подразделениям в рублях в Excel.  На втором этапе консолидации все базы данных компаний 1С пересылаются в центральный офис, проводится процедура контроля и мониторинга изменения данных в прошедших периодах.

Далее формируется консолидированная оборотно-сальдовая ведомость в разбивке по сегментам. К консолидированной оборотно-сальдовой ведомости сотрудниками финансового подразделения вручную применяются правила  мэппинга (соответствия) счетов,  производится  мэппинг счетов бухгалтерского учета и МСФО.

Формировать требуемую отчетность существующими инструментами работникам финансового подразделения было неудобно. Более того, это было связано с такими серьезными проблемами, как оперативность формирования всего пакета отчетности, большие трудозатраты по ручной работе с данными (как следствие допущение ошибок), рутинность выполняемых операций по консолидации данных большого числа юридических лиц, ручное исключение внутрифирменных расчетов и т.д.

По мере роста Группы времени на составление отчетности МСФО уходило все больше, а времени на анализ и контроль оставалось все меньше.

Динамика роста бизнеса, потребность оперативно получать требуемую отчетность продиктовали необходимость провести автоматизацию выполняемых процедур.

В конце 2005 года TOП-менеджмент Группы компаний СЭТ принял решение о начале мероприятий по поиску наиболее подходящего партнера для внедрения инструмента консолидации и трансформации отчетности.

Выбор решения

До определенного момента использование MS Excel как основного инструмента для формирования консолидированной и отчетности по МСФО вполне подходило , но стало совершенно неприемлемым по мере роста бизнеса и сложности расчетов, став источником ряда трудностей и проблем. Вот лишь некоторые из них:

  • Отсутствие возможности оперативно осуществлять полноценный аудит сформированных отчетов, проверять корректность и правильность выполненных расчетов;
  • Сложность перекладки статей бухгалтерского учета в формат МСФО;
  • Учет основных средств по требованиям МСФО;
  • Пересчет в требуемую валюту отчетности;
  • Исключение внутрифирменных оборотов;
  • Выявление операций, произведенных по каким-либо причинам в закрытом периоде.

Таким образом, требовалось более совершенная система автоматизации функций консолидации и трансформации отчетности в МСФО.

«Самыми главными критериями поиска решения и партнера стали - наличие успешно завершенных проектов, где решались аналогичные задачи и возможность ознакомиться с уже работающим решением у Клиента.»
 Алина Зарифуллина,
финансовый супревайзер Группы Компаний СЭТ

Из этого следовало, что Группа Компаний СЭТ нуждается в готовом отраслевом решении и, приступая к поиску решения и партнера, заранее были сформулированы основные требования и к платформе и самому решению:

Критерии поиска платформы:

  • Функциональные возможности (в частности возможности финансового учета и анализа);
  • Практика использования продукта для решения аналогичных задач;
  • Известный бренд и стабильность поставщика-производителя;
  • Простота и удобство в использовании;
  • Возможность привлечения собственных IT специалистов в ходе проекта;
  • Привлекательная стоимость.

Критерии поиска партнера:

  • Наличие успешно завершенных аналогичных проектов. Возможность организации референс - визита.
  • Высокая квалификация персонала партнера (проектный опыт)
  • Положительные отзывы о партнере на рынке IT-консалтинга, его статус и бренд

Всем этим требованиям наиболее точно отвечала компания NaviCon, не только имевшая в своем активе реализованные аналогичные проекты, но и требуемое вертикальное решение NaviCon Holding, разработанное на базе ERP – системы Microsoft Dynamics NAV.

Решение

Использование решения на базе Microsoft Dynamics NAV позволило Заказчику, используя стандартные возможности системы, решить ряд задач по финансовому учету, анализу и отчетности, в том числе:

  • Учет основных средств по требованиям МСФО, используя модуль системы Microsoft Dynamics NAV «Основные Средства»;
  • Настройка собственных финансовых и аналитических отчетов, используя модуль Microsoft Dynamics NAV «Анализ и Отчетность»;
  • Использование гибкой, иерархической системы аналитического учета (системы измерений);
  • Возможность определять собственные планы счетов с вложенной структурой;
  • Использование стандартных средств  учета и аудита информации в системе;
  • Использование мультивалютного учета;
  • Отказ от  приложения MS Excel для ведения учета и его замена финансовым модулем Microsoft Dynamics NAV;
  • Формирование финансового результата, закрытия периода.

При этом оригинальное использование архитектурных возможностей Microsoft Dynamics NAV позволило оптимально решить задачу аудита полученной отчетности по МСФО в рамках единой информационной системы. К примеру, в базе данных Microsoft Dynamics NAV были созданы «зеркальные» компании, являющиеся полным отображением бухгалтерских компаний, учет которых ввелся в 1С. Такой подход и реализация позволили значительно упростить работы по аудиту формируемой отчетности, так как все данные по первоисточникам были представлены в отдельных фирмах непосредственно в Microsoft Dynamics NAV. Больше нет необходимости больше обращаться к системе 1С и анализировать первоначальные операции, для того чтобы понять, как именно были получены те или иные строки баланса МСФО.

Так как решение задач по консолидации и трансформации отчетности выходит за рамки классических задач автоматизации, рамки проекта не ограничились внедрением только стандартного функционала. Использование решения NaviCon Holding позволило решить такие задачи как:

  • Автоматизирована процедура консолидации данных бухгалтерского учета по всем юридическим лицам, входящих в Группу Компаний, реализовано автоматическое формирование в системе зеркальных фирм для получения проверочного бухгалтерского баланса юридических лиц Группы;
  • Настроены правила для трансформации данных бухгалтерского учета юридических лиц в соответствии с требованиями МСФО и их дальнейшая консолидация;
  • Реализован параллельный учет основных средств в соответствии с требованиями МСФО, с загрузкой из систем бухгалтерского учета первоначальной информации об активе и истории приобретения.
  • Предоставлены инструменты для формирования финансовой отчетности в соответствии с требованиями МСФО как по Группе Компаний в целом, так и по отдельным юридическим лицам.

С точки зрения технологий и защиты информации был применен наиболее безопасный способ интеграции Microsoft Dynamics NAV и систем бухгалтерского учета 1С. Совместно с техническими специалистами Заказчика был реализован механизм репликации данных между системами на уровне SQL сервера. Отказ от использования текстовых файлов выгрузки и загрузки, позволил обезопасить первоначальные денные, выгружаемые из 1С от несанкционированного доступа и вмешательства.

В результате проекта Группа Компаний СЭТ получила эффективный инструмент для формирования финансовой отчетности в любых аналитических измерений.

Одной из примечательных особенностей проекта является тот факт, что Заказчику не потребовалось заменять уже существующие и работающие системы бухгалтерского учета, используемые в подразделениях компании.

Результаты

Реализация проекта дала конкретные результаты, были достигнуты основные цели и требованиями ТОП - менеджмента, сформулированные до начала проекта.  Решение NaviCon Holding на базе Microsoft Dynamics NAV позволило значительно сократить трудозатраты финансового департамента по подготовке отчетности, был получен новый уровень качества и достоверности формируемой отчетности.

На момент окончания проекта, наиболее показательным стало сравнение реальных оценок количественных показателей по выполнению процедур консолидации и трансформации отчетности с предыдущими показателями на аналогичные действия ранее, до проекта.

Совместно со специалистами финансового департамента были выделены основные действия по выполнению всей процедуры консолидации и трансформации отчетности. Результаты оценки и сравнения основных показателей приведены ниже в таблице:

«

Использование решения NaviCon Holding позволило нам сократить затраты персонала на подготовку консолидированной отчетности  по Группе Компаний в целом в 2,5 раза. Такие процедуры как закрытие периода, сверка взаиморасчетов между юридическими лицами группы требует значительно меньше внимания финансовых работников, чем до внедрения решения. У руководства Группы Компаний не возникает сомнений в правильности сформированной отчетности, поскольку любую цифру в отчетности можно детализировать и объяснить ее возникновение.

»
 Алина Зарифуллина,
финансовый супревайзер Группы Компаний СЭТ