/ История успеха

Biohit перешел на международные стандарты оптовой торговли вместе с NaviCon Trade

О заказчике

Сегодня компания Biohit предлагает самый широкий в мире ассортимент выпускаемых дозирующих устройств, постоянно совершенствует свою продукцию и производственные процессы для того, чтобы соответствовать, а зачастую превышать требования контролирующих органов, законодательства по охране окружающей среды и, что наиболее важно, своих клиентов. Вся продукция производится в Финляндии и распространяется через сеть из 450 дистрибьюторов, 7 дочерних компаний в 70 странах мира, в том числе и в РФ. Центральный офис российского подразделения расположен в Санкт-Петербурге, также имеется филиал в г.Москве.

Ситуация

Руководство российского подразделения Biohit понимало важность автоматизации с первых дней начала работы. В начале развития для отражения деятельности компании использовалась информационная система российской разработки. Однако с ростом бизнеса стала возникать потребность в более масштабных технологиях, которые позволили бы автоматизировать не только учетные операции, но и отвечали амбициозным целям компании соответствовать наивысшим стандартам качества, особенно в работе с клиентами.

Выбор решения

Приступая к выбору информационной системы, руководство компании принимало во внимание, что центральный офис уже использует в своей работе ERP-систему Microsoft Dynamics AX, и хотя эта платформа не является обязательным стандартом для всех дочерних подразделений, имело смысл выбирать платформу автоматизации со схожими принципами работы.

Проводя анализ представленных на рынке программных продуктов, менеджеры компании оценивали предлагаемые решения с точки зрения соответствия следующим требованиям бизнеса:

  • Возможность использования системы для работы территориально распределенных подразделений;
  • Наличие в системе функционала для оптимизации процессов закупок и продаж;
  • Применение системы для управления товарными потоками компании;
  • Возможность контроля и управления процессами складской логистики;
  • Использование системы для организации процессов работы с клиентами;
  • Использование системы для формирования отчетности о работе российского представительства для западных акционеров.

В результате анализа выбор был сделан в пользу системы Microsoft Dynamics NAV. Большим преимуществом системы было наличие готового решения для дистрибьюторских и оптовых компаний NaviCon Trade на базе этой системы, которое предложила компания NaviCon Group. Данное решение практически полностью соответствовало требованиям Заказчика, а длительные хорошие отношения с консультантами позволили организовать проект наиболее эффективным образом.

«Мы дорожим отношениями с каждым из наших клиентов и стараемся выполнять все свои обязательства качественно и в срок. Для этого нам необходимо оперативно и точно исполнять операции по закупкам и продажам, а также постоянно быть в курсе достоверного уровня складских запасов, как в Москве, так и в Санкт-Петербурге. В результате анализа и тестирования ряда систем мы выбрали отраслевое решение NaviCon Trade, как решение, удовлетворяющее всем нашим требованиям и учитывающее основные особенности ведения торговой деятельности.»
 Виктор Юрьевич Пеппи,
генеральный директор компании «Биохит»

Решение

Перед консультантами NaviCon Group была поставлена цель создать единую информационную систему, которая позволила бы эффективно работать всем подразделениям Biohit в России. Задуманная система должна решать следующие задачи:

  • Автоматизировать товарный учет и управление цепочками поставок.
  • Позволять компании вести первичный финансовый учет по российским стандартам
  • Позволять компании вести управленческий учет, в первую очередь формировать необходимую аналитическую отчетность

В связи с большим объемом работы реализация проекта была разделена на два этапа, на первом этапе были реализованы задачи по автоматизации товарного контура, на втором этапе ведение бухгалтерского и управленческого учета.

Решение задачи управления товарными потоками было выполнено с помощью отраслевого решения для оптовых компаний NaviCon Trade на базе Microsoft Dynamics NAV. После адаптации решения под требования компании были решены такие задачи, как:

  • Эффективная организация процедуры обработки клиентских заказов менеджерами по продажам с помощью удобных форм обработки заказов, расширенных возможностей для контроля дебиторской задолженности и кредитных лимитов, контроля за предоставляемыми скидками и прочее. Также были упорядочены отношения с клиентами.
  • Реализован процесс планирования пополнения и контроля закупок у поставщиков (главным образом получения товаров от производства в Финляндии) с учетом календарных планов выпуска продукции. Производственная информация с подтверждением дат отгрузки необходимой продукции формируется в Microsoft Dynamics AX, и загружается в систему российского подразделения в полуавтоматическом режиме с использованием промежуточного файла формата excel.
  • Контроль местонахождения товара в пути от поставщика до складов продажи, с учетом плановых дат поступления товара на конечный склад. Реализована процедура подбора и подготовки товаров для отгрузки, печать полного комплекта отгрузочных документов, включая необходимые сертификаты, с помощью технологий штрихового кодирования.

Внедрение в компании полноценного модуля бухгалтерского учета позволило компании оперативно контролировать финансовые взаиморасчеты с контрагентами, формировать точную себестоимость товарных запасов, распределять товарные издержки в соответствии с учетной политикой компании, оперативно закрывать отчетный период и получать регламентную отчетность для предоставления в государственные органы.

Для реализации требований управленческого учета используется информация, как по товарным операциям, так и данные бухгалтерского учета. Для руководства компании подготовлены различные отчеты для анализа ситуации по продажам, закупкам по регионам, подразделениям, продукции и другим срезам. Наглядное представление и комплексный анализ результатов деятельности компании возможен с помощью OLAP-отчетов встроенного компонента системы Business Analytics.

Основной сложностью проекта для консультантов являлось наличие двух этапов, которые необходимо было координировать как с точки зрения требований, так и с точки зрения календарного планирования, поскольку непродуманная реализация требований одного из этапов могла повлиять на работу остальных пользователей системы.

Результаты

По итогам внедрения системы в компании Biohit можно сделать вывод, что сегодня в компании используется система управления предприятием, которая позволяет руководству сосредоточиться на достижении таких стратегических целей как повышение качества работы с клиентами и расширение бизнеса.

Все подразделения Biohit получили возможность работы в едином информационном пространстве. Процессы продажи, закупок, складские операции выполняются по единым стандартам вне зависимости от ответственного за них сотрудника. Менеджеры имеют возможность оперативно принимать обоснованные решения с помощью полученных из системы OLAP-отчетов.

«Внедрение системы Microsoft Dynamics NAV дало нам возможность почувствовать преимущества от использования опыта работы международных компаний в части выполнения бизнес- процессов. Предложенное решение NaviCon Trade для оптовых компаний позволило сократить время внедрения и упростило переход компании на новые стандарты». Виктор Юрьевич Пеппи, Генеральный директор, компания Biohit

Перспективы

После завершения проекта внедрения компания не собирается останавливаться на достигнутых результатах. В дальнейших планах руководства - внедрение модуля CRM, подготовка отчетности для центрального офиса и реализация процесса планирования во всех подразделениях.