/ История успеха

Интехлайн: Решение для торговой компании: выиграть битву за клиента

В начале 2005 года в «Интехлайне» стартовал проект по внедрению отраслевого решения для торговых компаний NaviCon Trade, разработанного на базе Microsoft Dynamics NAV (ранее Microsoft Navision). В роли интегратора выступила московская консалтинговая фирма NaviCon. В результате реализации проекта были не только автоматизированы основные бизнес-процессы торговой компании, но и реализовано несколько оригинальных решений, позволяющих добиться ряда конкурентных преимуществ.

О заказчике

Компания «Интехлайн» была основана в 2003 году. Специализируется на оптовых поставках слесарно-монтажного, гидравлического, электрического, строительного инструмента и оснастки производства фирмы TOPEX. Здесь можно приобрести весь спектр инструментов как бытового, так и полупрофессионального назначения -- ассортимент насчитывает более 8000 товарных позиций. Предприятие работает с крупнейшими международными и российскими торговыми сетями, развивает долгосрочные партнерские отношения с клиентами по розничному и оптовому каналам по всей России.

Ситуация

Несмотря на сравнительно молодой возраст компании, руководители «Интехлайн» с самого начала поставили перед собой цель выйти на западный уровень дистрибуции и логистики, организации каналов сбыта и сервиса. Ориентированность на удовлетворение потребностей клиента потребовала от компании «Интехлайн» тесного сотрудничества с производителем по всем аспектам продаж на российском рынке.

Практически сразу менеджеры компании столкнулись с необходимостью соблюдения жестких требований по срокам и ассортименту поставок в торговые сети и гипермаркеты, нарушение которых влечет штрафные санкции, а в отдельных случаях и вовсе отказ от сотрудничества с поставщиком. На практике это означало, что сотрудникам требовалось не только максимально точно планировать продажи и закупки, но и вести оперативный мониторинг складских запасов для своевременного размещения заказов на поставку продукции.

Условия сотрудничества с зарубежным партнером требовали от менеджеров «Интехлайн» обеспечения абсолютной прозрачности финансовой деятельности компании. Поэтому очень остро встала задача с минимальными трудозатратами автоматизировать механизмы финансового учета.

Указанные факторы определили необходимость внедрения многофункциональной корпоративной информационной системы. При этом вопрос использования или неиспользования программных средств не стоял перед руководителями «Интехлайн» в принципе. Известно, что деятельность любой дистрибьюторской компании включает огромное количество рутинных операций (ввод заказов в систему, ведение учета, отслеживание перемещения товаров и т. д.), выполнение которых отнимает бóльшую часть рабочего времени. Их автоматизация позволяет сократить число ошибок, неизбежно возникающих при работе вручную, и одновременно высвободить сотрудников для решения более сложных и интересных задач по привлечению новых клиентов и взаимодействию с уже имеющимися.

Еще одна актуальная задача, которую руководители «Интехлайн» планировали решить с использованием новой информационной системы – это оперативный анализ продаж, включая оценку рентабельности, размера и динамики спроса, упущенной выгоды и пр. Вместе с тем проведение полноценного анализа требовало не только избавления сотрудников от ежедневной рутины, но и обеспечение их необходимым инструментарием для анализа.

Выбор решения

До начала проекта в компании использовать офисные программные средства, наподобие текстовых процессоров и электронных таблиц. До определенного момента они вполне подходили для обеспечения оперативной деятельности компании, но по мере роста числа и сложности задач их использование стало неприемлемым, поскольку возник целый ряд проблем. Вот лишь некоторые из них:

  • ведение информации в не связанных между собой системах;
  • дублирование ввода информации, её потери и искажение;
  • потери времени на ввод и обработку заказов;
  • низкая скорость реакции на изменения цен поставщиков;
  • сложность использования неструктурированной информации для ее анализа и принятия управленческих решений.

Таким образом, требовалась более совершенная система, в которой объединялись бы достоинства и исключались недостатки существующих программ.

«Мы решили отказаться от разработки заказного решения, что было бы для нас слишком дорого, а главное, могло создать сложности с поддержкой и развитием системы, поставив нас в зависимость от конкретных разработчиков. Кроме того, мы полагали, что не имеет смысла заново изобретать то, что уже разработано профессионалами и в развитие чего регулярно вкладываются значительные ресурсы. С самого начала мы готовы были пойти на оптимизацию и перестройку своих бизнес-процессов в соответствии с требованиями системы, так как это дало бы нам возможность использовать заложенный в ней опыт сотен компаний», -
Андрей Гончар, управляющий партнер компании «Интехлайн».

Таким образом, речь шла о выборе готового решения – современной интегрированной информационной системы класса ERP. Заказчиком были сформулированы основные требования к системе: ведущий западный поставщик ERP-приложений, гарантированная защита от манипулирования учтёнными данными, регулярное обновление версий, поддержка и обслуживание в течение длительного времени на профессиональном уровне. В системе должны присутствовать основные (типовые) бизнес-процессы и отчеты, относящиеся к управлению закупками, продажами, складом, финансами и т. д.

Основным критерием, который в первую очередь учитывали руководители «Интехлайн» при принятии решения о выборе партнера для реализации проекта было наличие у интегратора отраслевой экспертизы и собственных решений для сектора дистрибуции, понимание им специфики отрасли. Указанным требованиям в полной мере удовлетворяла компания, имевшая в своем активе несколько успешных проектов внедрения в торговых компаниях и собственное отраслевое решение NaviCon Trade на базе Microsoft Dynamics NAV.

Решение

На базе стандартной функциональности системы Microsoft Dynamics NAV было автоматизировано большинство основных бизнес-процессов компании, в том числе:

  • планирование продаж и закупок;
  • обработка заказов;
  • ведение расчетов с контрагентами (поставщиками, клиентами);
  • управление товарными потоками (товарная логистика);
  • размещение товаров на складах (складская логистика);
  • расчет себестоимости и ценообразование;
  • финансовое управление и учет.

При этом оригинальное использование отдельных возможностей Microsoft Dynamics NAV позволило оптимальным образом решить ряд задач. К примеру, контрольные точки транспортного маршрута, по которым отслеживается перемещение партий товара, были реализованы в системе как виртуальные склады. А взаимодействие между ними учитывается с помощью стандартной функциональности транзитных перемещений. Благодаря такому механизму менеджеры «Интехлайн» могут в любой момент отследить местонахождение товара и предположительные даты его прибытия на склад.

В то же время рамки проекта не ограничились просто автоматизацией основных бизнес-процессов. Стояла задача создания такого решения, использование которого позволило бы:

  • анализировать продажи;
  • контролировать уровень цен поставщиков;
  • управлять ценами продаж, то есть постоянно контролировать норму прибыли по каждой товарной позиции, исключая убыточные сделки, а также продажи с нормой прибыли ниже установленного уровня;
  • добиться лояльности клиентов, в том числе за счет индивидуальной ценовой политики, продажи в кредит, 100%-ного выполнения заказов клиентов;
  • управлять всеми аспектами взаимоотношений с клиентами.

Совместно с представителями заказчика консультанты NaviCon реализовали ряд модификаций, которые дополнили функциональность решения NaviCon Trade и позволили внедрить идеи, осуществление которых ранее была не возможно.

Контроль упущенных возможностей по продажам

В случае отсутствия на складе заказанного товара и отказа клиента от ожидания прямой поставки размещенный в системе заказ переносится в специальную область – журнал упущенных возможностей, в котором накапливается информация по потерям из-за недопоставок. В эту же область попадают сведения о выявленных расхождениях между заказом и фактической отгрузкой товара клиенту. Полученные таким образом данные руководство компании «Интехлайн» использует для анализа причин недопоставок и принятия решений по предотвращению подобных ситуаций в будущем.

Контроль за ценами и скидками поставщиков

Разработанное решение позволяет контролировать цены и скидки поставщиков. С этой целью в системе ведутся соответствующие прайс-листы и реестр скидок. Полученное от поставщика подтверждение резерва загружается в систему, и в случае расхождений с первоначальным заказом выдается предупреждение, в котором показывается различие в количестве, ценах, скидках по каждой товарной позиции. Сам заказ автоматически корректируется в соответствии с имеющимся резервом, а информация по расхождению сохраняется в специально разработанном журнале изменения цен и количества в заказе покупки.
С внедрением модуля контроля цен обнаружилось, что некоторые счета были рассчитаны поставщиком неверно и прошли по завышенным ценам либо с некорректными скидками. Такие случаи удалось отследить и получить от поставщика корректирующие документы, что позволило предотвратить завышение себестоимости ещё на стадии резервирования товара.

Контроль рентабельности продаж по каждой товарной позиции

Номенклатурный справочник компании «Интехлайн» содержит большое количество товарных позиций, цены на которые нередко могут изменяться поставщиком. Для соблюдения установленной нормы прибыльности, с одной стороны, и сохранения конкурентоспособной цены, с другой, был разработан инструментарий, позволяющий контролировать прибыль по заказам продажи по каждой позиции, а также индивидуально по клиентам блокировать отгрузку в тех случаях, когда прибыль оказывается меньше установленной нормы. При этом для расчета себестоимости товара используется не только стоимость закупки, но и величина накладных расходов (транспортные затраты, аренда складских помещений и пр.).

Результаты

Реализация проекта дала существенный экономический эффект, нашедший отражение в улучшении как чисто финансовых показателей, так и в разнообразных качественных изменениях, относящихся, к примеру, к работе с клиентами.

«В целом итоги проекта мы оцениваем позитивно, причём одним из основных достижений считаем переход на качественно новый уровень работы с клиентами. Нам удалось по каждому клиенту добиться адресной (индивидуальной) политики. В частности, благодаря усовершенствованной работе с дисконтными группами клиентской базы мы теперь можем формировать для них индивидуальные условия»,-
Андрей Гончар, управляющий партнер компании «Интехлайн».

С внедрением системы был автоматизирован процесс планирования, а также управления закупками и складскими запасами, в том числе «точками дозаказа» с учетом потребности в прямой поставке продукции конечному клиенту. Появилась возможность резервировать товар, находящийся в пути. В результате сократилось время доставки и увеличился процент выполнения каждого заказа.

Не менее значительным достижением можно считать снижение трудозатрат персонала на обработку заказов. Автоматизация многих рутинных процедур, а также единое информационное пространство позволили существенно оптимизировать работу, избежать многократного ручного ввода информации и уменьшить число сопутствующих ошибок. А в результате применение автоматически загружаемых шаблонов заказов в формате Excel, более чем втрое сократилось время их первичной обработки.

Следует также отметить появление разнообразных инструментов контроля и анализа, ставших доступными для менеджеров компании с внедрением системы. К примеру, с ее помощью ведутся журналы расхождений цен поставщиков, где фиксируется информация об изменениях ценовой и дисконтной политики в отношении определенной продукции. Производится анализ имеющихся у компании заказов на данную продукцию в количественном и ценовом аспектах, принимаются оперативные решения по внесению изменений в цены на продажу.

Контроль за ценами и скидками позволяет экономить средства и избегать неоправданных потерь в результате ошибок поставщиков, а контролируя нормы прибыли по каждой товарной позиции, менеджеры по продажам могут блокировать отгрузку товаров, прибыльность которых не достигает установленного уровня.
Появилась возможность контроля просроченной задолженности и кредитного лимита клиентов. Это значительно снижает вероятность невозврата товарного кредита.

С помощью журнала недопоставок ведётся контроль и анализ всех случаев недопоставки товаров клиентам. Данное решение позволяет анализировать потери и выявлять причины неоптимального планирования закупок, а также невыполнения поставщиками принятых на себя обязательств.

Постановка и автоматизация управленческого учета сделала деятельность компании более прозрачной как для руководства, так и для ее собственников. В ходе проекта были реализованы механизмы распределения товарных издержек и настроена взаимосвязь логистических операций при одновременном отражении данных на счетах компании. В результате, появилась возможность получать достоверную и актуальную информацию о финансовых результатах в связке с данными о движении товаров и их себестоимости.

Перспективы

Успешное завершение проекта стало одной из основных причин принятия заказчиком положительного решения о расширении функциональности информационной системы и продолжении работ в будущем. В первую очередь планируется внедрить модуль управления отношениями с клиентами (CRM), что может непосредственно привести к повышению качества их обслуживания. Вторым шагом должно стать создание корпоративного портала на базе Microsoft SharePoint Portal, и появление возможности у клиентов размещать свои заказы в режиме on-line.

"Мы не собираемся останавливаться на достигнутом, в планах компании – расширение функционала информационной системы, внедрение новых модулей, интеграция с другими приложениями. В конечном итоге мы стремимся к созданию комплексной системы управления, которая охватит все сквозные бизнес-процессы",- Андрей Гончар, управляющий партнер компании «Интехлайн».