/ История успеха

Планета удачи. Комплексное внедрение Microsoft Dynamics NAV.

О компании

Компания «Планета удачи» является крупным дистрибьютором продуктов питания, специализируясь на поставках продукции в известные супермаркеты, рестораны Москвы и Санкт-Петербурга. Ассортиментный перечень компании включает несколько десятков тысяч наименований от ведущих российских и зарубежных производителей. В компании действуют внутренние стандарты управленческого учета, трансляция финансовых данных осуществляется в GAAP.

Ситуация

Одним из ключевых принципов работы ООО «Планета Удачи» на высококонкурентном рынке продуктов питания является индивидуальный подход к каждому клиенту. Реализация этого принципа позволяет компании занимать устойчивое положение в своем рыночном сегменте и демонстрировать высокие темпы роста.

Однако действующая на тот момент информационная система функционировала в условиях отсутствия интеграции между базами данных, в бухгалтерии и на складе, что создавало серьезные препятствия для реализации клиентоориентированного подхода компании. При осуществлении заказа сотрудник клиентского отдела был вынужден работать сразу с двумя базами данных, запрашивая информацию о наличии товара в складской базе данных, а сведения о текущем балансе клиента и входящих платежах в базе данных, действующей в бухгалтерии. Организованная таким образом работа существенно снижала скорость и качество выполнения заказов.

Кроме того, с ростом числа клиентов и поставщиков, а также по мере расширения ассортимента появилась потребность в динамическом планировании закупок в соответствии с остатками на складах и с текущим спросом на рынке. В условиях большого количества транзакций и различных источников информации действующая система не могла эффективно решить новую задачу. Ограниченная функциональность не позволяла получать данные в удобном для анализа виде, вести управленческий учет в соответствии с международными стандартами, создавало ситуацию двойного ввода информации.

В сложившихся условиях руководством компании было принято решение о внедрении новой комплексной системы автоматизации на базе Microsoft Dynamics NAV. В качестве партнера по внедрению была выбрана консалтинговая компания NaviСon.

Цели и задачи проекта

В рамках проекта было запланировано достижение следующих основных технологических целей:

  • интегрированность и связанность данных, устранение необходимости двойного ввода данных;
  • гибкость и масштабируемость системы;
  • возможность динамического изменения настроек системы;
  • интеграция со специализированными программными средствами компании, используемыми для решения задач бизнеса;
  • высокий уровень защиты данных на уровне пользователей и отдельных объектов системы.

Решение

В ходе комплексной автоматизации деятельности компании были внедрены финансовый блок (модули – финансы, бухгалтерия, налоговый учет) а также блок управления цепочками поставок (модули – дистрибуция, управление возвратами, производство, ценообразование).

В рамках проекта специалистами NaviCon была реализована бизнес-логика, соответствующая специфике бизнеса компании:

Планирование и контроль платежей и поступлений денежных средств. Разработанный модуль «Оперативное планирование» позволяет упорядочить процесс подачи заявок на оплату, автоматизировать утверждение заявок и внедрить систему проверки бюджета по исходящим платежам.

Аналитический анализ товарных операций. Решение является инструментом для формирования аналитических отчетов, при создании которых пользователь получает возможность задавать ключевые критерии анализа накопленной информации.

Автоматическое обновление прайс-листов. Данный инструмент позволяет компании обеспечить индивидуальный подход к каждому клиенту. Созданная система управления прайс-листами учитывает такие аспекты как сроки и объем заказа, логистика, продолжительность сотрудничества и т.д.

Расчет и контроль минимально допустимых цен. Решение позволяет определять минимально допустимую цену по каждой товарной позиции, ниже которой продажа товара не выгодна компании. При продаже товара производится контроль цен продажи с учетом всех скидок.

Организация работы склада в соответствии с принципом FEFO (First Expired First Out). В первую очередь, по умолчанию расходуется товар с истекающим сроком годности, это достигается за счет реализации функции, отслеживающей срок годности товара, что позволяет снизить издержки от порчи товара.

Финансовый контроль просроченной задолженности и кредитного лимита. На основе данных о предыдущих транзакциях клиента данный инструмент автоматически создает журнал клиентов (Stop list), по которым необходимо заблокировать отгрузку товара. Наряду с автоматизацией данной функции предусмотрена возможность выборочного (экспертного) принятия решения о поставке товара, например, в условиях длительного сотрудничества с клиентом.

Взаимодействие с холдинговыми структурами. Реализованное решение позволяет получать управленческую информацию о перемещениях товара в общем, срезе (по холдингу в целом), а также отдельно по каждой организации, входящей в состав холдинга.

Аудит проекта внедрения

Ключевой особенностью данного проекта стало проведение аудита на стадии опытной эксплуатации. Аудитором выступила компания Det Norske Veritas (DNV) — авторитетная международная сертификационная организация, имеющая представительства в более чем ста государствах мира. Основной целью аудита было обоснование инвестиций клиента в разработку и внедрение корпоративной информационной системы на базе платформы Microsoft Navision, оценка качества реализации проекта, минимизация рисков дальнейшего развертывания системы в филиалах и функциональных подразделениях.

В ходе аудита проверялась практика планирования, организации и управления проектом, а также состав и содержание проектной документации на предмет соответствия целям проекта и требованиям методологии Microsoft.

Как отметила генеральный директор «Планета Удачи» Анна Вовк: «По результатам независимого аудита мы приняли решение о полном переходе на Microsoft Dynamics NAV уже сейчас, а также убедились в правильности выбора партнера, сотрудничество с которым планируем продолжать на стадиях развертывания нового решения в филиалах».

Результаты внедрения

По итогам внедрения системы было выполнено требование инвесторов о переходе на международные стандарты финансовой отчетности и управленческого учета. В настоящий момент компания имеет возможность осуществлять параллельный учет по местным и международным стандартам.

Руководство получает необходимую управленческую информацию. Была разработана и внедрена система аналитического учета затрат и доходов компании. Теперь необходимые отчеты по движению денежных средств можно получать по заданной классификации за любой период времени. Лица, принимающие решения, также имеют возможность управлять товарным ассортиментом, определять объемы закупок и сроки поставки, исходя из текущего и прогнозируемого уровня спроса. С точки зрения внутреннего управления руководство получило возможность отслеживать внутренний документооборот между бухгалтерией и другими отделами.

Еще одним важным результатом проекта стала оперативность прохождения заказов. Этого удалось достичь благодаря комплексной автоматизации работы склада, бухгалтерии и клиентского отдела. В настоящий момент сотрудники компании работают в едином информационном пространстве, что минимизирует издержки на ввод, получение и обработку информации.

Учитывая положительные результаты проекта внедрения Мicrosoft Dynamics NAV в главном офисе, руководством компании было принято решение о развертывании системы в филиалах.