/ История успеха

Nycomed. «Система дольше — функционала больше». Правило NaviCon в действии.

Опыт компаний, внедривших ERP-систему, показывает, что развитие функциональности системы может продолжаться и после запуска в промышленную эксплуатацию, причем нередко достаточно интенсивно. В этой связи не является исключением практика развития системы Microsoft Dynamics NAV в компании Nycomed. Выполнив запуск в промышленную эксплуатацию 1,5 года назад, сегодня компания продолжает «наращивать» функциональность системы, выделив этот вид работ в отдельный проект.

В рамках проекта по развитию и поддержке системы было внедрено 2 горизонтальных решения: Add-on «Распределение затрат», «Заявки на отгрузку». Была выполнена интеграция с корпоративной разработкой Nycomed по бюджетированию, автоматизированы механизмы расчета отложенных налогов, изменены процедуры подсчета скидок. На сегодняшний день планируется тиражирование системы в региональных филиалах Nycomed.

Планируемое развитие системы

Действительно, что движет компанией, которая продолжает развивать функциональность после того, как основной проект внедрения завершен, и система запущена в промышленную эксплуатацию? Основная причина, по которой компания инвестирует дополнительные ресурсы в развитие системы, определяется рамками проектов внедрения автоматизированных систем класса ERP. Наиболее распространенный пример такого рода ограничений – это жесткие сроки запуска системы в промышленную эксплуатацию. Для того чтобы выполнить данное требование проектной командой выделяются задачи первого и второго уровня приоритета. К наиболее приоритетным задачам относятся работы по автоматизации ключевых бизнес-процессов компании, как правило, критичных для запуска в промышленную эксплуатацию. После этого решаются задачи по автоматизации бизнес-процессов, по объективным причинам оставшихся за рамками проекта внедрения. Таким образом, работа по расширению функциональности системы после запуска в промышленную эксплуатацию планируется заранее.

В рамках проекта внедрения Nycomed тактика развития системы определялась желанием руководства решить следующие управленческие задачи:

  • Оптимизировать бизнес-процесс отгрузки продукции. В рамках данной задачи необходимо было автоматизировать цепочку согласований заявок на отгрузку, сократить издержки на выполнение данной операции, настроить доступ менеджеров к дополнительной информации по заказам (размер скидки, кредита и т.д.).
  • Автоматизировать функцию отслеживания и контроля затрат. Для любой большой компании задача контроля внутренних издержек является важным фактором сбалансированного развития. Однако если прямые издержки контролировать несложно, то отслеживание косвенных затрат компании по мере роста превращается для руководства в головную боль. Для того чтобы эффективно решить эту задачу применяют автоматические механизмы сбора, отслеживания и контроля внутренних затрат. Таким образом, компания имеет возможность оптимально и справедливо распределять ресурсы.
  • Сократить издержки информационного обмена между разными системами. В данном случае выполнялась интеграция с собственной разработкой по бюджетированию.

Тактика Nycomed по развитию системы демонстрирует определенные сходства с работой других компаний-клиентов NaviCon, которые уже внедрили систему и продолжают развивать функциональность.

Опыт развития системы Micosoft Navision в компаниях-клиентах NaviCon Group

Диаграмма составлена на основе опыта NaviCon Group по развитию Microsoft Business Solutions в следующих компаниях: Golden Palace, Планета Удачи, Wilo Rus, Nycomed, Росмарк, МТК «Близнецы», КРЦ «Кристалл», Gedore, Интербизнестелеком.

По мнению генерального директора NaviCon Group Даниила Моргалюка: «На этапе внедрения решаются первоочередные задачи, автоматизируются ключевые бизнес-процессы, как правило, критичные для запуска в промышленную эксплуатацию. В дальнейшем расширение функциональности системы выполняется в целях повышения удобства пользования, интеграции с другими программными средствами, автоматизации новых или изменившихся бизнес-процессов. Среди клиентов NaviCon Group также распространена практика тиражирования решения в филиалах/дочерних компаниях после внедрения в главном офисе».

Основа развития — правильная поддержка

Однако не стоит забывать, что без выстроенных и эффективно работающих механизмов поддержки, планировать развитие системы преждевременно. В рамках поддержки системы в компании Nycomed оперативно решаются вопросы обновления системы, разрабатываются дополнительные отчеты, выполняется ряд модификаций и настроек, связанных с работой бухгалтерии, отдела продаж, склада.

«Если система не решает оперативные задачи компании, часто возникают сбои, то о появлении дополнительной, как правило, более сложной функциональности не может идти и речи. В нашем случае таких проблем не возникает, и поэтому мы привлекаем NaviCon к тиражированию системы в филиалах. »
 Андрей Потапов,
финансовый директор Nycomed
 

Тактика развития

Оптимизация бизнес-процесса отгрузки продукции.

Проблема

Для любой дистрибьюторской компании оптимизация процесса продаж - залог успешной работы и развития бизнеса, тем более, если эта компания работает на таком конкурентном рынке как производство и продажи фармацевтических препаратов. При решении данной задачи в Nycomed столкнулись со следующими проблемами:

  1. Длительная цепочка согласования заказов продажи, в которой фигурировали Менеджер по продажам, Коммерческий директор, Финансовый директор, Кладовщик.
  2. Большое количество заказов продажи, которые должны были быть согласованы каждым уполномоченным лицом. Как следствие, время согласования затягивалось.
  3. Дифференцированный подход при работе с клиентом, что выражается в различных сроках выполнения заказа, размерах скидок.

Решение

Задача гибкого и оперативного управления заказами продаж была решена путем разработки дополнительной функциональности, которая была выполнена в интерфейсе заказов продаж. В основу процедуры согласования учета заявок на отгрузку была положена следующая цепочка (см. схему).

Функциональная схема регистрации и учета заявок на отгрузку

Функциональная схема регистрации и учета заявок на отгрузку

В заказы продажи добавлена закладка – «Визирование», в которой доступна информация по статусу (UserID утвердивших пользователей, дата и время утверждения), сумма счета, сальдо, просроченная и непросроченная задолженность по клиенту; информация об изменении величины скидки вручную. Были добавлены кнопки «Утвердить» и «Отклонить», которыми, уполномоченные для этого лица (менеджер, коммерческий директор и финансовый директор) проставляют свою визу на утверждение, либо отклонение. Для того чтобы каждый из участников согласования мог принять взвешенное решение реализован «Отчет о задолженности клиента».

Важной составляющей в реализации процедуры согласования явилась интеграция c Microsoft Outlook. При утверждении заказов, если введен e-mail получателя, автоматически отправляется письмо с уведомлением об утверждении заказа.

Таким образом, коммерческий директор видит заявки, утвержденные менеджером, а финансовый – утвержденные коммерческим директором. Кладовщик видит только полностью утвержденные заявки и, как правило, их учитывает. Утверждение, либо отклонение заявок будет иметь очередность «Менеджер» - «Комм. директор» - «Фин. Директор». В итоге учет документов будет возможен только после полного утверждения заявки (тремя уполномоченными лицами).

Справедливое распределение затрат компании

Одно из направлений деятельности – это создание более гибких и мощных инструментов анализа данных. В компании Nycomed при планировании продаж, а также деятельности по продвижению брендов необходимо обладать аналитической информацией по распределению затрат с различных точек зрения. Здесь необходимо быстро идентифицировать наиболее затратные участки, видеть финансовый результат по различным направлениям бизнеса.

Для решения этой задачи консультантами NaviCon было разработано решение (Cover Sheet).

Решение предназначено для последующего распределения затрат по аналитическим измерениям, в случаях, когда в момент формировании проводки не известны базы распределения или объекты затрат, или когда требуется сохранить «первозданный вид проводки» в главной книге.

В качестве примера можно привести анализ затрат по продвижениию определенных брендов товаров. Общие расходы на продвижение нескольких брендов (аренда, командировочные, реклама) при анализе по каждому бренду будут распределяться в соответствии с заложенными в системы алгоритмами и коэффициентами распределения затрат.

Другой пример возникает в ситуации, когда бухгалтеру необходимо видеть реальную сумму проводки, а не ее распределение. Предположим, что учитывается заработная плата сотрудников, которая распределяется по отделам организации. При использовании данной функциональности в главной книге будет отражена общая сумма проводки, а при анализе, производимом аналитическими или финансовыми отчетами, эта сумма будет распределена по отделам.

Новые задачи и направления бизнеса – новые решения в системе

По мере развития бизнеса в Nycomed происходят различные изменения, которые необходимо отразить в системе. Изменения затрагивают практически все аспекты деятельности компании: продажи, механизмы взаимодействия с главным офисом, изменение внутренних методик учета и т.д.

В ходе сотрудничества NaviCon и Nycomed консультантами были решены следующие новые задачи:

  1. Автоматизация механизмов бонусного вознаграждения клиентов. В целях развития и поддержки отношений с лояльными клиентами была начата программа бонусного вознаграждения клиентов Nycomed.
  2. Реализация механизмов учета натуральных скидок (товара отгружается больше на сумму скидки).
  3. Развитие консигнационного учета товаров.
  4. Автоматизация учета расходов будущих периодов через модуль «Основные средства». В связи с этим существенно упростилась процедура анализа данных и ведения учета.

Не останавливаться на достигнутом

Существенно расширив действующую функциональность, в компании не думают останавливаться на достигнутых результатах. На сегодняшний день принято решение о тиражировании системы на базе Microsoft Dynamics NAV в представительствах Nycomed в Казахстане и Украине. Здесь консультантам NaviCon предстоит решить новые задачи по локализации продукта. Наряду с тиражированием решения в представительствах Nycomed запланированы работы по интеграции с корпоративной налоговой учетной системой TAXCOM.