/ История успеха

WILO RUS

О компании

Компания WILO RUS - дочернее предприятие WILO AG, одного из лидеров в области производства насосов и насосных систем для зданий, сооружений и коммунального сектора. WILO AG имеет 36 дочерних предприятий, действующих в 32 странах мира, общий штат сотрудников превышает 3000 человек.

Ситуация

Практика корпоративного управления в сети WILO AG построена на основе использования единого информационного решения (Wilo Master Copy). Данный продукт реализован в соответствии с внутрикорпоративными требованиями компании в области дистрибуции, складской логистики и организации производства. Разработанное на базе Microsoft Dynamics NAV решение Wilo Master Copy используется в большинстве дочерних предприятий немецкой компании. С января 2004 года в соответствии с корпоративными стандартами была завершена комплексная автоматизация и российского офиса.

Каждая из компаний, входящих в международную сеть Wilo AG регулярно осуществляет взаимодействие с главным офисом, в рамках заказа продукции и предоставления отчетной документации. Затем работа осуществляется исходя из специфики и развитости собственной и дилерской сети в рамках каждого государства. В России продажи осуществляются через региональные бюро, включая Москву. Использование корпоративного решения позволяет в режиме удаленного доступа получать оперативную информацию о складских запасах, товарах в пути и формировать заказы продажи для клиентов.

Цели и задачи проекта

Цели проекта – комплексная автоматизация деятельности предприятия в соответствии с корпоративными стандартами WILO AG.

Учитывая целевую направленность Wilo Master Copy, а также специфику российского законодательства консультантам NaviCon предстояло решить следующие задачи:

  • Выполнить локализацию корпоративного решения Wilo Master Copy c российской версией Microsoft Navision;
  • Автоматизировать деятельность компании в области бухгалтерского (финансового), управленческого и товарного учета. В рамках этого направления планировалось внедрение модулей «Финансы», «Бухгалтерия», «Продажи и Клиенты», «Покупки и Поставщики», «Товары», «Основные Средства».

Решение

Реализация проекта проходила в сжатые сроки. Переход в стадию опытной эксплуатации состоялся через 2 месяца с момента начала сотрудничества с компанией NaviCon. Как отметил технический директор WILO RUS и руководитель проекта Игорь Шашкин, - «Возможность решить задачу перехода к стадии опытной эксплуатации в течение 2 месяцев с момента начала проекта – основной фактор, на который мы ориентировались, когда принимали решение о выборе в качестве поставщика услуг компанию NaviCon».

В условиях ограниченного времени проектной командой были предприняты дополнительные меры для минимизации рисков проекта. В каждом отделе компании (бухгалтерия, логистика, продажи) были выделены ключевые пользователи, уделявшие проектным работам не менее 50% своего рабочего времени, что обеспечило четкое понимание задачи консультантами на этапах разработки и тестирования. Перед настройкой участков учета ключевыми пользователями формировались специализированные тест - кейсы, по которым потом осуществлялась настройка и тестирование системы. Такой подход позволил осуществлять разработку и ввод системы в эксплуатацию логически завершенными блоками.

Особое внимание было уделено работе конечных пользователей системы. Перед запуском системы в опытную эксплуатацию консультанты совместно со специалистами Заказчика разработали детальные инструкции для конечных пользователей по участкам учета, которые были затем апробированы в ходе тестирования и опытной эксплуатации. Использование инструкций позволило значительно снизить риск возникновения ошибок пользователей на этапе эксплуатации системы.

Другим очень важным шагом стало планирование проекта, когда модификации в системе реализовывались по мере их значимости и приоритетности для компании. В частности работы по автоматизации процедуры снятия товарного резерва по временному признаку, логическое перераспределение товарных резервов были выполнены уже после ввода системы в опытную эксплуатацию.

В ходе проекта были выполнены работы по интеграции с корпоративной информационной системой, действующей в штаб-квартире международной сети WILO AG. Данная функциональность повышает оперативность обработки заказов покупки и автоматизирует процесс подтверждения заказов поставщиком.

Консультантами были настроены финансовый и товарно-материальный контур учета, автоматизирована работа бухгалтерии на всех участках учета. Наряду со стандартной функциональностью специалистами NaviCon были внедрены дополнительные модификации, отражающие специфику работы российского офиса сети WILO AG:

В рамках проекта была разработана политика аналитического учета, в рамках которой в системе были сделаны настройки аналитических измерений для детализации затрат компании. Для оперативного анализа движения денежных средств были разработаны коды cash flow, что позволило получать необходимые финансовые отчеты по методу оплаты.

Для решения задач управленческого учета специалистами NaviCon была разработана функциональность, позволяющая автоматически распределять затраты по подразделениям в соответствии с заранее заданными шаблонами, что способствовало существенному сокращению трудозатрат пользователей системы по вводу аналитической информации.

Результат

  • Единое информационное пространство: 18 региональных бюро, включая московский офис, работают в единой базе данных. Сотрудники в регионах имеют возможность осуществлять заказы продажи, получать оперативную информацию о складских запасах, товарах в пути.
  • Сокращение времени на подготовку документов, снижение количества ошибок при оформлении товара.
  • Снижение трудозатрат на оприходование товара. Обороты компании с момента начала внедрения выросли на 50-60%. Значительно выросло количество фур (в среднем 200 наименований в каждой машине) из Германии. Автоматическая постановка на склад существенно облегчает работу, позволяет оприходовать товар с одной машины в течение нескольких секунд.
  • Поддержка расширения бизнеса WILO Rus. В 2004 году руководством компании было принято решение о создании собственного сборочного производства в России. В рамках решения данной задачи был внедрен модуль Microsoft Dynamics NAV «Сборочное производство». Создание собственного сборочного производства позволит снизить сроки поставки, а также цену на продукцию. Так, при наличии всех комплектующих, станцию повышения давления можно собрать в течение дня. При поставке же из Германии срок составит не менее трех недель. Другой немаловажный фактор – цена. При сборке станций повышения давления в России компания может предлагать оборудование по гораздо более конкурентоспособным ценам.
  • Контроль процесса закупок. Все закупки осуществляются через московский офис Wilo Rus.
  • Отслеживание перемещений товара по территории РФ. Работая в России, компания столкнулась с проблемой отслеживания перемещений товара. Нередко возникают ситуации, когда машина может идти более месяца. С внедрением системы менеджеры по продажам в любой момент времени могут отслеживать, где находится товар, в полной ли комплектации, каков срок поставки на склад в Москве, склад регионального бюро.

Как отметил заместитель генерального директора по поставкам WILO RUS Андрей Логинов, — «С внедрением новой системы мы существенно сократили время на осуществление операций по заказу складского товара от поставщиков. Реализована возможность привязки заказа продажи к заказу покупки и оприходованию товара. Это позволяет избежать ошибочной отгрузки заказанного товара другому покупателю. Кроме того, система позволяет отслеживать перемещения товара от материнской компании на центральный склад в Москве, а затем на региональные склады».

Подводя итоги проекта, технический директор WILO RUS и руководитель проекта Игорь Шашкин отметил, — «С внедрением системы на платформе Microsoft Dynamics NAV нам удалось совместить требования к стандартным бизнес-процессам, действующим в сети WILO AG, со спецификой деятельности российского офиса компании».