/ История успеха

Образцовый подход к внедрению: От разработки корпоративной стратегии к внедрению ERP

Компания ТК "Десан" была образована в 1995 году как оптовый поставщик продуктов питания на российский рынок. Сегодня Десан является одним из крупнейших производителей томатной пасты, консервированных овощей и бакалейных товаров, а также владельцем таких известных брендов, как "Помидорка", "6 соток" и "Поваренок". Значительная часть продукции компании реализуется на основе долгосрочных контрактов с ведущими розничными сетями г. Москвы и регионов: "Перекресток", "Пятерочка", "Рамстор", "Ашан", "Копейка" и Metro. География розничных сетей, с которыми работает компания, покрывает такие крупные российские города, как Москва, Санкт Петербург, Нижний Новгород, Новосибирск, Екатеринбург, Красноярск, Уфа, Пермь, Тула, Краснодар, Воронеж.

Плох тот консультант, который не мечтает о масштабных проектах

Так же как Заказчик ищет идеального Исполнителя, так и Исполнитель пытается найти своего идеального Заказчика. Для консультанта идеальный клиент определяется не только объемом бюджета, но и масштабностью задач, адекватным ожиданиями от проекта, правильной и логичной постановкой задач, наличием квалифицированных специалистов. Вместе с таким клиентом успешно выполняются сложные проекты, где всегда есть место маленьким подвигам, где есть бизнес-опыт, о котором необходимо рассказать другим. В данной статье речь пойдет о внедрении системы Microsoft Dynamics NAV в торгово-производственной компании «Десан».

Правильная постановка задач

Если единственным инициатором внедрения ERP-системы в компании является IT-директор, который считает, что у нее низкая производительность и недостаточная функциональность, то очень скоро компания столкнется с проблемами методологического свойства. А именно возникнут вопросы относительно правил ведения учета, логики и стадий ключевых бизнес-процессов и т.д. Как следствие, возникают такие проблемы, как увеличение сроков проекта, саботаж пользователей, постановка неэффективных бизнес-процессов, требования к которым определяются исключительно внедряемой системой.

Иным путем пошли в компании «Десан», определив в начале видение компании, стратегию ее развития. Прежде чем был начат проект автоматизации компании, были инициированы работы по внедрению системы сбалансированных показателей (Balanced Scorecard). В ходе анализа была исследована как внутренняя среда деятельности предприятия с изучением факторов, влияющих на его возможности, так и внешняя, в пределах которой функционирует компания, а именно: конъюнктура рынка и предполагаемые тенденции ее развития. В результате проекта была формализована стратегия компании, внесены изменения в оргструктуру, пересмотрен подход к планированию, постановке задач и мотивации персонала.

«Инструментом, который позволил бы осуществить контроль и мониторинг ключевых показателей в рамках реализации новой стратегии, должна была стать новая система класса ERP», - отмечает руководитель департамента развития проектов Антон Сидоренко.

Проблемы информационной системы:

  • Ведение информации в разрозненных системах и отсутствие единого информационного пространства компании;
  • Как следствие, двойной, а иногда и тройной ввод одной и той же информации, и рост временных затрат сотрудников;
  • Низкое качество информации, хранящейся в базах данных, и сложность ее анализа;
  • Сложность сбора информации для последующего планирования деятельности (продаж и закупок);
  • Недостаток производительности используемой системы учета и сложность ее обновления

В рамках постановки задач к внедряемой системе руководством компании было выстроено дерево целей:

  • Мониторинг и перераспределение затрат (Структурирование операционных расходов и затрат, ложащихся на себестоимость);
  • Повышение эффективности использования активов;
  • Повышение эффективности труда сотрудников;
  • Прозрачность и достоверность финансовой информации.

Выбор решения

В процессе выявления требований к внедряемой системе руководством компании были обозначены основные цели:

  • мониторинг и перераспределение затрат (структурирование операционных расходов и затрат, ложащихся на себестоимость);
  • повышение эффективности использования активов;
  • повышение эффективности труда сотрудников;
  • прозрачность и достоверность финансовой информации.

«Активное развитие компании и решение задач по повышению эффективности работы потребовали применения нового программного продукта. С внедрением Microsoft Navision мы планировали сократить затраты на взаимодействие подразделений, решив задачу организации работы компании в рамках единого информационного пространства. Обработка данных по различным аналитическим срезам обеспечит руководство компании данными для принятия качественных управленческих решений и возможностью оперативно отслеживать получаемые результаты. Решение в пользу NaviCon было продиктовано наличием у партнера опыта успешного внедрения системы в нескольких крупных дистрибьюторских компаниях.»
 Антон Сидоренко,
руководитель проектов развития компании «Десан»

Решение

Управление затратами (контроль и снижение себестоимости)

Ранее департаменты компании работали в разных системах, например, учет поставщиков и производителей велся в одной программе, клиенты и товары учитывались в другой, бухгалтерия в третьей, а финансовый учет был организован в системе, разработанной внутренними специалистами. Таким образом, информация о финансовых результатах не была связана с данными об этапах производства и движения товаров.

Основная проблема заключалась в том, что увеличение себестоимости продукции (состоящей из стоимости закупки у поставщика, затрат на перевозку, таможенных пошлин и других затрат), происходило на каждом этапе движения товара. Контроль и мониторинг данного процесса не осуществлялся сотрудниками финансового отдела. Для эффективного контроля роста себестоимости в рамках движения товара и, как следствие, снижения ее критических компонентов, требовалось структурировать и регистрировать затраты, ложащиеся на себестоимость, по единой методике в единой базе данных.

С внедрением комплексной системы управления работа всех служб предприятия была переведена в единое информационное пространство, что позволило связать затраты и себестоимость продукции компании с движением товаров, стадиями производства и хранением на складе. Появилась возможность структурировать, контролировать и перераспределять затраты на каждой из стадий производства и в итоге планировать и снижать конечную себестоимость продукции.

Повышение эффективности работы персонала

Создание единой базы данных компании во многом способствовало повышение эффективности труда работников: Была решена проблема дублирования вносимой информации, что повысило оперативность ввода данных в систему, их поиска и анализа. Руководство компании получило возможность оперативно формировать необходимую отчетность.

Управление активами

Помимо повышения качества информации с внедрением Microsoft Dynamics NAV у компании появился инструмент управления товарными и финансовыми активами предприятия.

В поставленном решении реализованы возможности управления дебиторской задолженностью и товарными запасами.

Стремясь к усилению рыночных позиций, Десан поставил перед собой задачу повышать объем продаж, в том числе в кредит. При этом обязательным условием становилось эффективное управление дебиторской задолженностью и снижение рисков просрочки платежей.

С внедрением системы, менеджеры получили оперативную информационную поддержку при принятии финансовых и управленческих решений относительно распоряжения товарными активами компании.

В рамках управления дебиторской задолженностью у сотрудников отдела продаж появилась возможность оперативно получать информацию о статусе клиента (превышен ли у него кредитный лимит или просрочена задолженность), размещающего заказ на очередную партию продукции. При необходимости получения большей информации менеджер также может ознакомиться в системе с анализом динамики просроченной исторической задолженности клиента и, исходя из полученных данных, принять решение о заключении сделки, об отказе или изменении условий договора. Владея подобной информацией, сотрудники отдела продаж снижают риск невозврата товарного кредита в срок.

Прозрачность и достоверность финансовой информации

Пользуясь изначально несколькими информационными системами, компания пришла к ситуации, когда финансовая информация была разрознена, и получение данных об общих финансовых показателях деятельности компании (таких как выручка от продаж, прибыль, рентабельность, оборачиваемость активов, финансовый результат и платежеспособность) требовало значительных трудозатрат и, как следствие, большого объема ручной работы, терялась оперативность.

В ходе проекта в системе были разработаны и настроены формы финансовой отчетности, такие как: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, отчет об оборачиваемости капитала и отчет себестоимостях, предоставляющие менеджерам компании актуальную и прозрачную информации о финансовом ее состоянии.

Также функциональность системы позволяет без привлечения технических специалистов настраивать новые отчетные формы: анализ реализации в разрезе брендов и подразделений и анализ производственных затрат по брендам и подразделениям. При этом используется специально разработанная функциональность:

  • Развернутое сальдо по контрагентам;
  • Калькуляция просроченной исторической задолженности.

Результат

Владея качественной аналитической информацией, компания способна быстрее реагировать на изменения внешней среды и превосходить своих конкурентов по качеству, скорости, гибкости и разнообразию предложений.

Владея качественной аналитической информацией, компания способна быстрее реагировать на изменения внешней среды и превосходить своих конкурентов по качеству, скорости, гибкости и разнообразию предложений.

Единое информационное пространство, построенное специалистами NaviCon в компании «Десан» на платформе Microsoft Dynamics NAV, объединяет данные, непрерывно поступающие из различных служб и департаментов, поддерживает руководство в принятии управленческих решений, способствует оптимизации деятельности склада и повышает качество планирования.

В ходе автоматизации были внедрены модули:

  • финансы
  • бухгалтерия
  • продажи/клиенты
  • покупки/поставщики, товары

    Как отмечает Антон Сидоренко: «В нашей работе мы постоянно сотрудничаем с крупнейшими розничными и оптовыми сбытовыми сетями Москвы и регионов, такими как: «Перекресток», «Рамстор», «Копейка», «Metro», «Ашан», Мы работаем с международными поставщиками в Венгрии, Турции, Индии. Как следствие, мы сталкиваемся с огромными массивами данных.

    В этой ситуации структурированное представление данных в едином месте и удобном интрефейсе приобретает решающее значение. С внедрением Microsoft Dynamics NAV, мы имеем возможность оперативно получать необходимые сведения относительно:

    • наличия и движения товаров на складах;
    • исполнения и возможного отклонения от плана продаж;
    • динамики издержек;
    • закупочной себестоимости товара и т.д.

    с точностью до 95 % в интервале 3 дней».

    Планы на будущее

    В ближайших планах компании автоматизировать функцию планирования. Ситуации возникновения проблем, связанных с планированием продаж (неудовлетворенный спрос или, наоборот, затоваривание склада), недопустимы, потому что грозят или потерей клиентов, или ростом затрат на хранение и частичной порчей товара. А ввиду того, что часть продукции «Десан» производится за рубежом и ее доставка требует определенных временных затрат, компании требовалось повышать точность планирования продаж и, как следствие, планирования закупок и производства, что способствовало бы оптимизации складских запасов и решению проблемы дефицита.

    В рамках решения этого вопроса планируется расширить стандартные возможности бюджетирования системы Microsoft Dynamics NAV, добавить возможности формирования как финансовых, так и количественных планов в разрезе брендов, продуктов, а также клиентов.