/ История успеха

Информационная система управления кондитерским концерном «Бабаевский»

ОАО «Кондитерский концерн Бабаевский» является крупнейшей фабрикой, входящей в холдинг «Объединенные Кондитеры». Стратегически важной задачей для холдинга является внедрение системы класса ERP на всех своих предприятиях. В этой связи для автоматизации  всех основных бизнес-процессов ОАО «КК Бабаевский» -  управление производством, складами, снабжением, продажами, планированием, маркетингом и финансами - было выбрано решение на базе  Microsoft Dynamics AX.  Внедрение осуществлялось российской консалтинговой компанией NaviCon.

О заказчике

ОАО "Кондитерский концерн Бабаевский" - старейшее кондитерское производство России. Его история начинается с небольшой кондитерской мастерской, основанной в 1804 году. Статус фабрики производство получило при Алексее Ивановиче Абрикосове - московском купце 1-й гильдии. С 1880 года фабрика стала известна и в России, и за ее пределами, как "Товарищество А.И. Абрикосова Сыновей".

Сегодня ОАО "Кондитерский концерн Бабаевский" - один из лидеров кондитерской отрасли России с объемом производства более 50 тысяч тонн в год. В 2003 году концерн получил международный сертификат ISO 9001. Ассортимент шоколада, конфет и карамели насчитывает более 250 наименований. Визитной карточкой предприятия стала серия шоколада "Бабаевский", шоколад и конфеты "Вдохновение", "Визит", и многие другие сладости, любимые с детства.
Два века качества. Это девиз ОАО "Кондитерский концерн Бабаевский", с которым концерн вошел в XXI век - век качества и высоких технологий

Ситуация

ОАО «КК Бабаевский» входит в крупнейший в Европе кондитерский холдинг «Объединенные кондитеры», образованный в 2002 году. Перед холдингом стояла  первоочередная задача  автоматизации учета, планирования и контроля деятельности Московских и Региональных кондитерских предприятий для достижения следующих целей:

  • реализация функции оптимального управления материальными потоками Холдинга «Объединенные кондитеры»
  • обеспечение руководства Холдинга всех уровней полной, оперативной и достоверной информацией о деятельности Компании

На момент формирования холдинга состояние средств автоматизации «КК Бабаевский» характеризовалось высокой разнородностью программного обеспечения и большим разбросом в уровне автоматизации различных служб внутри предприятия. В каждом из подразделений бухгалтерии использовалось свое программное решение под общим названием "Приор", реализованное под ОС DOS. Синхронизация и обмен данными происходил через файловый обмен. Так, например, финансовая группа после формирования оплаты и платежных поручений выгружала данные об оплатах из своей системы, после этого бухгалтер по банковским операциям осуществлял импорт данных в свою систему, формировал бухгалтерские проводки по оплате и выгружал результаты. Затем бухгалтер по расчетам с поставщиками получал данные об оплатах и сопоставлял платежи с накладными. А стеллажный склад работал под управлением другой специализированной программы «Мегастор». Все указанные системы не отвечали требованиям открытости и масштабируемости, что затрудняло оперативность реакции на изменяющиеся условия бизнеса. Ключевыми недостатками используемого программного обеспечения являлось:

  • Низкая оперативность обработки информации;
  • Невозможность обеспечить контроль данных в информационных системах со стороны управляющей компании;
  • Недостаточное количество аналитических разрезов;
  • Отсутствие возможности дальнейшего развития программного обеспечения.

Интеграция между системами практически отсутствовала, синхронизация производилась через обмен файлами, которые во многих случаях перемещались на внешних магнитных носителях. Автоматизация не коснулась таких актуальных бизнес-процессов компании как управление персоналом, планированием, производством.

Ввиду вышеперечисленных причин, но не ограничиваясь ими, к 2004 году руководство компании пришло к выводу о необходимости внедрения ERP-системы на ОАО «КК Бабаевский».

Выбор решения

При выборе решения руководство компании ориентировалось в первую очередь на его функциональность. Было необходимо обеспечить комплексное решение следующих  вопросов автоматизации:

  • управление процессом планирования;
  • управление материальными и финансовыми потоками;
  • управление производственными процессами;
  • управление сетью дистрибуции исходя из стратегии, принятой в УК;
  • обеспечение прозрачности предприятий в соответствии с требованиями ISO 9001;
  • получение оперативной и фискальной отчетности.

Еще один немаловажный фактор – возможность функционального масштабирования для поэтапного внедрения частей информационной системы с целью получения практически применимых результатов в более короткие сроки без нарушения методологической целостности системы в целом. 

Оптимальный баланс между функциональностью и масштабируемостью с одной стороны, и стоимостью проекта с другой, стали решающими факторами в выборе системы Microsoft Dynamics AX. Остальные решения сильно проигрывали за счет более высокой стоимости наряду с недостаточно богатой функциональностью и масштабируемостью для такого крупного кондитерского предприятия, как ОАО «КК  Бабаевский».

Решение

Проект по внедрению системы Microsoft Dynamics AX на ОАО «КК Бабаевский» стартовал в мае 2004 года. Он состоял из двух последовательных фаз:

  • Внедрение контура снабжения и складского учета (2004-2005 гг.).
  • Внедрение контура сбыта, производства и бухгалтерского учета (2005-2006 гг.).

Ключевой особенностью проекта стало использование решений, отработанных на других предприятиях кондитерского холдинга. Но, тем не менее, их внедрение не было простым, так как организация некоторых бизнес-процессов на кондитерском концерне «Бабаевском» отличалась от их организации на других предприятиях холдинга. Каждый такой случай анализировался, и в большинстве случаев принималось решение об изменении бизнес-процессов. В некоторых случаях дорабатывалась система для поддержки бизнес-процессов, принятых в концерне «Бабаевском». Данные расширения теперь будут использоваться и на других предприятиях кондитерского холдинга.

«При внедрении Microsoft Dynamics AX на ОАО «КК Бабаевский» был использован прототип, сформированный в ходе проекта на ОАО «Ротфронт». Уровень доработок функционала был строго ограничен. Это позволило сократить сроки внедрения, уменьшить риски и реализовать принцип методической общности получения информации об объектах в Холдинге. На всех этапах работы внутренняя проектная команда и консультанты компании NaviCon продемонстрировали высокий профессионализм.»
 Виктор Смирнов,
IT-директор, Объединенные Кондитеры

Одной из наиболее сложных задач, возникших в ходе  проекта, была автоматизация бухгалтерского учета. Прежняя информационная система «Приор» вполне успешно решала локальные задачи многих участков бухгалтерии. В дополнение к этому, на первоначальном этапе внедрения рядовым сотрудникам приходилось  нести двойную нагрузку для ведения параллельного учета в двух системах. Для обеспечения бесконфликтного перехода на новую систему внутренняя команда холдинга и консультанты компании Navicon проделали большую работу по увеличению  эргономичности интерфейса бухгалтерского модуля в системе, контролю ошибок в работе алгоритмов и обучению пользователей.

Результаты

В настоящий момент автоматизированы следующие области:

  • Продажи и расчеты с клиентами;
  • Закупки и расчеты с поставщиками;
  • Управление стеллажными складами;
  • Основные средства;
  • Формирование стандартной недели в разрезе линий и смен,  учет затрат при производстве готовой продукции, выпуск готовой продукции с линии, сдача готовой продукции из цеха в экспедицию, анализ плановых и фактических данных по рецептурам готовой продукции, калькуляция себестоимости готовой продукции;
  • Бухгалтерский учет с возможностью сбора Главной Книги;
  • Учет прямых затрат по видам продукции.
    Внедренная система связала в единую цепочку данные по сбыту, производству и снабжению, решая задачи мониторинга, контроля и управления  товарно-материальными потоками и движением денежных средств.

Перспективы

Запланирован переход на следующую версию системы Microsoft Dynamics AX 4.0.