Управление электронными накладными

Для того чтобы сотрудники предприятий, работающих с Microsoft Dynamics AX (ранее Axapta), имели возможность эффективно управлять процессом утверждения накладных, компания NaviCon Group предлагает дополнительный модуль ExFlow, предназначенный для управления электронными накладными.

Преимущества:

экономия времени и расходов на печать и транспортировку документов;
возможность дистанционной работы;
полный контроль состояния накладных;
мгновенный доступ к старым накладным;
упрощенная работа с бюджетами;
быстрое построение финансовых и годовых отчетов;
улучшенный контроль скидок;
возможность настройки напоминаний пользователям;
безбумажный документооборот;
безопасность;
статистика по поставщикам и сотрудникам;
простота использования;
контроль процедур и сохранность документов;
полная прозрачность для аудита;

экономия на лицензиях — сотрудники, утверждающие накладные, не пользуются клиентом Microsoft Dynamics AX.

Функциональность:

Электронный ввод. Отсканированные копии бумажных накладных связываются с соответствующими транзакциями. Решение позволяет редактировать данные об НДС, счетах иизмерениях, а также модифицировать типы строк («главная книга», «товар», «накладные расходы», «проект»).

Создание бизнес-правил. Организация может сама определять процедуру утверждения накладных от поставщиков. Настройку правил можно производить с учетом различных параметров, таких как «поставщик», «сумма», «офис», «проект», «дата».
Сопоставление с заказом покупки. Решение позволяет сопоставлять накладные с заказами покупки или поставками.
Проекты. Поддержка учета накладных в разрезе проектов.
Маршрутизация. Решение автоматически инициирует процедуру утверждения накладных и предлагает маршрут утверждения на основе правил обработки утверждений. Сотрудник отдела расчетов с поставщиками, обладающий соответствующими правами, может отклонить данное предложение и назначить маршрут утверждения вручную.
Утверждение и отклонение. Процедура утверждения накладных выполняется согласно заранее настроенной цепочке утверждений. Каждый ответственный сотрудник получает по электронной почте напоминание о необходимости утвердить или отклонить накладную. Решение регистрирует полную информацию о накладной, сопутствующих ей документах и истории ее утверждения.
Оплата. Одобренная накладная учитывается, как завершенная.
Просмотр. Сотрудник отдела расчетов с поставщиками может в любое время просмотреть все накладные, ожидающие утверждения, утвержденные, отклоненные и заблокированные. Другие сотрудники могут просматривать те или иные накладные в соответствии со своими правами.
Отчеты. Решение позволяет создавать отчеты по всем еще не учтенным накладным, при этом можно настроить фильтры таким образом, чтобы в отчет попадали только накладные, удовлетворяющие определенным критериям — например, только накладные, ожидающие утверждения, с определенным распределением затрат и подлежащие оплате до наступления определенной даты. Можно настроить фильтры таким образом, чтобы увидеть накладные, ожидающие одобрения у определенного ответственного сотрудника.
Отсутствие на работе. Ответственные сотрудники могут делегировать полномочия для утверждения накладных на время своего отсутствия.