Единое казначейство

Решение по управлению денежными средствами реализует полную схему движения и контроля платежей в холдинге. В основу модуля заложены такие бизнес-процессы, как инициация платежа, консолидация платежей, согласование платежей (включая бюджетный контроль), формирование платежных документов, отправка платежей в системы «Клиент-банк». В процессе движения заявки на оплату выполняется динамическое изменение статуса заявки и отправляются оповещения по электронной почте всем участникам процесса. В модуле реализованы следующие функциональные возможности:

• автоматический контроль внутреннего регламента расхода денежных средств (прав на инициацию определенных платежей, последовательности утверждения заявок на оплату);
• контроль соответствия согласуемого платежа с бюджетом движения денежных средств;
• функциональность оперативного планирования денежных операций на основе утвержденных заявок в разрезе дат и монетарных счетов.

Благодаря внедрению модуля управления денежными средствами достигаются оперативное планирование и контроль денежных потоков, сохранность и аудит заявок на оплату, четкое регламентирование документооборота в едином информационном пространстве.

Общая схема реализации бизнес-процесса в  решении «Казначейство». Регламент документооборота по части согласования расходования денежных средств в холдинге описывает следующий бизнес-процесс.

Создание заявки на оплату. При необходимости совершить платеж ответственное лицо формирует заявку на оплату и определяет планируемые платежи. Заявка на оплату является электронным документом в системе, и в любой момент жизненного цикла по ней доступна такая ключевая информация, как дата заявки и планируемая дата оплаты, статус («новая», «утверждена», «оплачивается» и т.д.), юридическое лицо холдинга, контрагент, договор, счет от поставщика, статья расхода, суммы по заявке и сравнение их с остатком по бюджету для данной статьи, информация об инициаторе платежа и процессе утверждения (кто, с какой резолюцией) и др. Менеджер определяет все основные параметры заявки, которые он может заполнить, и отправляет ее на утверждение, изменяя статус. В модуле «Казначейство» осуществляется автоматическое уведомление пользователей, участвующих в заявочной кампании, о стадии, на которой находится заявка и результатах прохождения цепочки утверждения.

Разветвленный процесс утверждения. В модуле «Казначейство» предусмотрена гибкая настройка цепочки утверждения (например, сквозное, разветвленное с «исключающим или») в зависимости от типа заявки на оплату, а также контроль согласования суммы заявки с бюджетными показателями при изменении ее статусов (данная функция предупреждает о превышении бюджета, запрещает расход или игнорирует превышение). По настроенной цепочке ответственный за утверждение руководитель получает уведомление по электронной почте со ссылкой на карточку заявки в системе или ежедневно просматривает реестр неутвержденных заявок и обрабатывает их – утверждает или отклоняет с указанием комментариев. После утверждения заявка на оплату поступает в отдел казначейства и становится доступной для планирования платежей.

Планирование платежей. Ежедневно сотрудник казначейства при работе с формой планирования платежей распределяет все утвержденные заявки по расчетным счетам, датам оплаты, при необходимости разбивает суммы платежей. Результатом планирования поступлений и платежей является ежедневный БДДС.

Формирование платежных документов. В соответствии с распределением платежей по расчетным счетам в решении «Казначейство» автоматически формируются платежные документы (платежные поручения и расходные кассовые ордера), которые могут экспортироваться во внешние системы («Клиент-банк», «1С:Предприятие»). При этом статус заявки, которой был инициирован платеж, меняется на «Оплачивается».

Учет платежа, отслеживание оплат. Существует несколько подходов к учету платежных документов в системе: прямой учет, либо импорт исполненных платежей из внешних систем («Клиент-банк» или «1С:Предприятие»). В обоих вариантах платеж учитывается с оригинальными аналитическими признаками. В зависимости от полной или частичной оплаты статус заявки меняется соответствующим образом, и инициатор платежа может в любой момент узнать об исполнении его заявок на оплату.

Основные результаты внедрения решения «Казначейство»:

• четкое регламентирование внутреннего документооборота (движения заявок на оплату);
• контроль инициируемых платежей по бюджету;
• оперативное планирование поступлений, платежей и привлечения заемных средств;
• формирование полнофункционально электронного реестра заявок, сохранность и аудит;
• создание единого расчетно-кассового центра по всем компаниям холдинга.